Ali SAİTOĞLU
Yazı İşleri Müdürü

Müdürlük Yönetmeliği
 
T.C.
KESTEL BELEDİYE BAŞKANLIĞI
YAZI İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜ
GÖREV, YETKİ, SORUMLULUK VE ÇALIŞMA ESASLARI YÖNETMELİĞİ
 
 
BİRİNCİ BÖLÜM
Amaç, Kapsam, Dayanak, Tanımlar
 
 
AMAÇ :

MADDE 1- Bu yönetmelik Kestel Belediyesi Yazı İşleri Müdürlüğünün yetki, görev ve sorumluluk alanları ile çalışma usul ve esaslarını belirlemek üzere hazırlanmıştır.

KAPSAM :

MADDE 2- Bu yönetmelik Kestel Belediye Başkanlığı Yazı İşleri Müdürlüğü ve bağlı birimlerinin görev alanları ile yapısını, işleyiş ve görevlerini kapsar.

 
DAYANAK :

MADDE 3- Bu yönetmelik 5393 Sayılı Belediye Kanununun 15/b Maddesi hükümlerine dayanılarak hazırlanmıştır.

TANIMLAR :

MADDE 4-

Bu yönetmelikte geçen,

Belediye : Kestel Belediyesini,

Başkanlık : Kestel Belediye Başkanlığını,

Başkan Yardımcısı : Kestel Belediye Başkan Yardımcılığını,

Müdürlük : Yazı İşleri Müdürlüğünü,

Personel : Yazı İşleri Müdürlüğünde görevli tüm personelleri,

Meclis : Kestel Belediye Meclisini,

Encümen : Kestel Belediye Encümenini.

İKİNCİ BÖLÜM

Teşkilat, Görev, Yetki ve Sorumlulukları

TEŞKİLAT :

MADDE 5- Yazı İşleri Müdürlüğü, Yazı İşleri Şefliği, Evlendirme Memurluğu, Santral, Genel Evrak Servisi ve Kurum Arşiv birimlerinden oluşmaktadır.

 

MÜDÜRLÜĞÜN GÖREV VE SORUMLULUKLARI:

MADDE 6-

1) Resmi Yazışma kuralları çerçevesinde birimleri ile ilgili yazışmaları yapmak.

2) Müdürlük hizmetlerinin zamanında, verimli ve düzenli bir şekilde yürütülmesini sağlamak.

3) Görev bölümü yapmak, izin, hastalık v.b. durumlarda yerine bir başkasının görevlendirilmesi ve hizmetlerin aksamaması için gerekli önlemleri almak.

 

4) Başkanlıktan gerek meclise, gerekse encümene gönderilen havaleli evrakların kanun, tüzük, yönetmelik, emir ve kararlar doğrultusunda işlem görmesini sağlamak.

 

5) Meclis toplantı gündemi belediye başkanı tarafından belirlenerek, meclise havale edilen konuları meclis üyelerine meclis toplantı gününden en az 3 gün önce göndermek.

 

6) Başkanlıktan encümene görüşülmek üzere gönderilen havaleli evrakları inceleyerek encümen gündeminin hazırlanmasını sağlamak.

 

7) İmzadan çıkan encümen kararlarının ilgili müdürlüklere zamanında ve eksiksiz olarak imza karşılığı gönderilmesini sağlamak.

 

8) Meclise ve encümene gönderilecek dosyaları incelemek, usul ve esas yönünden görülen noksanlıkların ilgili müdürlükçe giderilmesini sağlamak.

 

9) Çalışma verimini arttırmak amacıyla, kanunları, yönetmelikleri, tebliğleri, genelgeleri, resmi gazeteyi internet ortamında inceleyip idari ve genel yargı kararlarını ve bunlarla ilgili yayınları takip etmek.

 

10) Müdürlük servislerinin planlı ve programlı bir şekilde çalışmalarını düzenleyerek, personel arasında uyumlu bir işbirliği ortamı kurulmasını sağlamak ve çalışmalarını izlemek, denetlemek.

 

11) Müdürlük personelinin devamı/devamsızlığını izlemek, işçi ve memur maaş puantajlarını hazırlamak, müdürlüğün çalışma konuları ile ilgili kuruluş ve birimlerle işbirliği kurmak.

 

12) Müdürlüğün görev alanlarına giren konular ve yazışmalar ile ilgili kanunlar çerçevesinde kararlar vermek.

 

13) Müdürlük personeli, görev ve çalışmaları yönünden Belediye Başkanlığına ve Başkan Yardımcısına karşı sorumludur. Başkanlık Makamınca, mevzuat hükümlerine uygun verilen diğer görevleri de yapar.

GÖREV VE SORUMLUKLAR:
MADDE 7-

1) Belediye meclisi ile ilgili görevleri,

2) Belediye encümeni ile ilgili görevleri,

3) Evlendirme memurluğu ile ilgili görevleri,

4) Asker ailelerine yardım verilmesi ile ilgili görevleri,

5) Genel Evrak birimi ile ilgili görevleri,

6) Kurum Arşivi ile ilgili görevleri,

7) Diğer görevleri.

 

1) Belediye Meclisi ile ilgili görevleri:

 

a) Belediyemiz birimlerinden yasa, tüzük ve yönetmeliklere uygun olarak Belediye meclisinde görüşülüp karara bağlanmak üzere Belediye Başkanlığından havaleli evrakları almak, gündem maddesi olarak hazırlayarak Meclis Başkanlığına sunmak ve gündemin ilanının yapılmasını sağlamak üzere Zabıta Müdürlüğüne göndermek.

b) 5393 Sayılı Belediye Kanununun 19. Maddesine göre belediye meclis başkan vekilleri, belediye meclis katipleri ve belediye yedek meclis katiplerinin seçim zamanlarını takip etmek, gizli oylama yapılması için oy pusulalarını hazırlamak, seçimi sonuçlandırmak ve seçilen meclis üyelerine görev yazılarını yazarak imza karşılığı tebliğ etmek.

c) 5393 Sayılı Belediye Kanununun 20. Maddesine göre meclis toplantı günü meclis gündeminin başkanlıkça açılması ile meclis konuşmalarını not almak, ses kayıt cihazı ile kayıt altına alınmasını sağlamak ve meclis kararları ile meclis müzakere zabıtlarını yazmak, katip üyelere ve meclis başkanına imzalatmak ve bu tutanakları meclis dosyasında saklayarak incelemeye hazır bulundurmak.

d) 5393 Sayılı Belediye Kanununun 21. Maddesine göre belediye başkanı tarafından her ay belirlenen belediye meclis gündemini meclis üyelerine en az 3 gün önceden taahhütlü posta ve zimmet defteri ile imza karşılığı olarak Zabıta Müdürlüğü aracılığı ile teslim edilmesini sağlamak.

e) 5393 Sayılı Belediye Kanununun 22. Maddesine göre bir önceki meclis toplantı birleşimine ait meclis kararlarının birer adet fotokopilerinin meclis üyelerine üst yazı ve imza karşılığı olarak teslim etmek.

f) Meclis toplantısı bittikten sonra alınan kararları yazarak meclis başkanına ve meclis katiplerine imzalatmak. 5393 Sayılı Belediye Kanununun 23. Maddesine göre belediye başkanı tarafından yeniden görüşülmek üzere meclise iade edilmeyen; imar ve bütçe ile ilgili kararları Büyükşehir Belediye Başkanlığına 7 gün içinde onaya göndermek, onaydan sonra gelen meclis kararlarının ilan edilmesi için Zabıta Müdürlüğüne göndermek, bir suretini kendi bünyesinde arşivlemek, bir suretini de gereği için ilgili müdürlüğe ve Kaymakamlık Makamına göndermek.

g) Kesinleşen imar ve bütçe dışındaki kararları 5393 Sayılı Belediye Kanununun 23. Maddesine göre en geç 7 gün içinde Kaymakamlık Makamına ve ilçemiz halkına duyurulması için Zabıta Müdürlüğüne göndermek.

h) 5393 Sayılı Belediye Kanununun 24. Maddesine göre kanunen zorunlu olarak kurulması gerekli olan plan ve bütçe komisyonu, imar komisyonu ve diğer ihtisas komisyonlarının seçimlerinin her yıl yapılmasını takip etmek, seçimi sonuçlandırmak ve seçilen meclis üyelerine görev yazılarını yazarak imza karşılığı tebliğ etmek.

ı) 5393 Sayılı Belediye Kanununun 29. Maddesine göre belediye meclis başkanı ve meclis üyelerini meclis toplantılarına devamlılıklarını belirlemek üzere meclis katılım listesini üyelere imzalatmak ve her ay sonu huzur hakkı ödemeleri için Mali Hizmetler Müdürlüğüne göndermek.

i) 5393 Sayılı Belediye Kanununun 33. Maddesine göre her yıl meclis üyeleri arasından gizli oy ile oy pusulaları hazırlanarak daimi encümen üyelerinin seçiminin yapılmasını sağlamak ve seçilen meclis üyelere görev yazılarını yazarak imza karşılığı tebliğ etmek.

j) Alınan meclis kararlarını meclis karar defterine, meclis esas defterine yazmak ve meclis başkanı ile meclis katiplerine defteri imzalatmak.

2) Belediye Encümeni ile ilgili görevleri:

 

a) Belediyemiz birimlerinin ilgili konularını Belediye Başkanından havaleli olarak gündem maddesi şeklinde hazırlayarak encümene sunmak.

b) 5393 Sayılı Belediye Kanununun 35. Maddesine göre haftada 1 gün toplanan belediye encümeninin almış olduğu kararları yazmak, arşivlenmesini ve gereği için ilgili müdürlüklere imza karşılığı gönderilmesini sağlamak.

c) Encümence alınan kararları encümen karar defterine yazmak, metin haline getirilen kararları encümen başkanı ve üyelere imzalatmak ve ilgili dosyada arşivleyerek saklamak.

d) Encümen toplantısına katılan encümen başkanı ve üyelerinin devamlılıklarını belirlemek üzere puantajlarını düzenlemek ve huzur hakkı ödemesi için Mali Hizmetler Müdürlüğüne göndermek.

3) Evlendirme Memurluğu ile ilgili görevleri:
 
a) Evlenmek amacıyla müracaat eden çiftlerin Evlendirme Yönetmeliğine göre hazırlanan Kestel Belediyesi Kamu Hizmetleri Standartları tablosunda ilan edilen gerekli evrakları istemek, incelemesini yapmak, inceleme sonucunda eksiksiz ve tam olanların evlilik beyannamesini hazırlayarak imza altına almak ve nikah işlemlerini yapmak.

b) Aile cüzdanlarını ve kütük defterlerini yazmak, nikah günü imza altına alınmasını sağlamak.

c) Nikah akitleri yapılan çiftlerin Uluslar arası Aile cüzdanlarını tanzim ederek kendilerine teslim etmek.

d) Nikah akitleri yapılan çiftlerin kütüğe işlenmesi için ilgili mernis bildirimlerini düzenlemek ve süresi içinde Nüfus Müdürlüğüne göndermek.

e) İlçe dışında evlenecek çiftlere tek taraflı veya çift taraflı evlenme izin belgesi hazırlayarak vermek.

f) Tek taraflı ve çift taraflı evlenme izin belgesi ile yapılan evliliklerde Evlendirme Yönetmeliğinin 22. Maddesine göre gerekli yazışmaları yapmak.

g) Kütük defterlerini ve evlenme beyannamelerini birim arşivinde saklamak.

4) Asker Ailelerine Yardım verilmesi ile ilgili görevleri:

 

a) 4109 Sayılı Asker Aile Yardımı Kanunu hükümleri uyarınca muhtaç asker ailesi yardımı talep edenlerin müracaatlarını kabul etmek ve gerekli belgeleri hazırlayarak ilgili yerlere göndermek.

b) Muhtaç asker ailesi için başvuran kişilerin nüfus kayıtları farklı yerlerde ise kişinin kayıtlı bulunduğu ilin belediye başkanlığına ve askerlik şubesine araştırma yapılması için resmi yazıları yazmak ve cevaplar geldikten sonra gerekli tahkikatların yapılması amacıyla Zabıta Müdürlüğüne göndermek.

c) Muhtaç asker ailesi için oluşturulan dosyadaki evraklar tamamlandıktan sonra karar alınması için Encümen gündemine almak.

d) Encümen kararı alındıktan sonra ilgilisine resmi yazı ile bildirmek, asker aile yardımı programına gerekli veri girişlerini yapmak ve ödeme yapılması için Mali Hizmetler Müdürlüğüne göndermek.

5) Genel Evrak Birimi ile ilgili görevleri:

a) Belediye Başkanlığına gelen her çeşit dilekçe ve resmi yazı gibi evrakları kabul etmek.

 

b) Elektronik ortamda belediyeye yapılan başvuruların, sürecin başvuru sahibi tarafından izlenebilmesine ve sonucun ilgilisine elektronik ortamda iletilmesine yönelik e-devlet kapsamında, Başkanlık Makamının bilgisi dahilinde bilgi işlem birimi ile birlikte hareket edilmesi.

 

c) Bizzat başvuru sahibince yapılan başvurular esnasında dilekçe ve ekleri incelenir. Kestel Belediyesi Hizmet Standartları Tablosundaki Müdürlüklerce istenilen evraklar eksikse tamamlatılır. Sonradan tespit edilen eksiklikler başvuru sahibine ilgili Müdürlüklerce bildirilir ve eksik evraklar tamamlatılır.

 

d) Başvuru sahibinin talebi halinde alındı belgesi verilir.

 

e) Gerçeğe aykırı belge verenler yada beyanda bulunanlar hakkında yasal işlem yapılacaktır.

 

f) Konusu itibari ile birden çok birimi ilgilendiren yazıların suretleri çoğaltılarak ilgili Müdürlüklere imza karşılığı teslim edilir.

 

g) Tüm yazılar ve özellikle konusu itibari ile günlü ve ivedi yazıların ilgili Müdürlüklere aynı gün verilmesi sağlanır.

 

h) Gizli dereceli yazılar ile ilgili işlemler gizli evraklar yönetmeliği çerçevesinde gerçekleştirilir.

 

i) Standart dosya planı çerçevesinde konu kodu ve sayısı bilgisayar ortamındaki veri tabanına girilir. Cevaplanacak olan evraklara cevap süresi olarak 1-30 gün arasında süre verilerek ilgili Müdürlüğe havalesi yapılır.

 

j) Gelen tüm evraklar ekleri ile birlikte taraması gerçekleştirilerek kaydedilir.

 

k) Gelen tüm evraklar zimmet defteri ile imza karşılığı ilgili Müdürlüklere teslim edilir.

 

l) Giden evrakların çıkış sayıları bilgisayar ortamında verilerek taraması yapılır.

 

m) Yıl sonunda gelen giden evrak defterlerinin dökümleri alınarak ciltlemesi, mühür işlemleri ve arşivlemesi yapılır.

 
 

6) Kurum Arşivi ile ilgili görevleri:

 

a) Arşivlik malzemenin korunması, birim ve kurum arşivlerinde saklanması, gizliliği ve kurum arşivinden yararlanma işlemleri yürütülür.

 

b) Müdürlüklerin birim arşivleri ile ilgili işlemlerini düzenleme ve korunması ile ilgili bilgi verilir.

 

c) Kurum arşivi ile ilgili düzenleme işlemlerini yürütür.

 

d) Ayıklama ve imha işlemlerini yürütür.

 

e) Ayıklama ve imha komisyonunda görev alır.

 

f) Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü ile gerekli yazışmaları yapar.

 

g) Devlet Arşiv Hizmetleri Yönetmeliği ve Belediye Meclisinin 01/11/2011 tarih ve 226 Sayılı Kararı ile kabul edilen Kestel Belediyesi Arşiv Hizmetleri Yönetmeliği çerçevesinde işlemleri yürütür.

7) Diğer Görevleri:
 

a) Konusu itibari ile birden çok birimi ilgilendiren yazıların birer fotokopisini bilgi için tüm müdürlüklere imza karşılığı teslim edilmesini sağlamak.

b) Giden resmi yazıları zimmet defterine kayıt ederek ulaşacağı kamu kurumu, kuruluşları, şahıs ve meclis üyelerine titizlikle teslim edilmesini sağlamak.

c) Aylık olarak takip edilen yazışmaları yaparak ilgili kurumlara iletilmesini sağlamak.

d) Gizlilik dereceli yazıları gizli kayıt defterine işlemek ve ilgili müdürlüğe gizlilik kuralları çerçevesinde iletilmesini sağlamak.

e) Posta ile gönderilecek olan adi ve taahhütlü postaları posta zimmet defterine işlemek, resmi posta pullarını yapıştırmak ve Postaneye teslim edilmesini sağlamak.

f) Kardeş şehir ile ilgili yazışmaları takip etmek ve kardeş şehir dosyasında muhafaza etmek.

g) Meclis Üyeleri ve Başkanın yurtdışı görevleri ile ilgili Valilik yazışmalarını ve görev Pasaport işlemlerini takip edip sonuçlandırmak.

 

h) Posta yoluyla gelen tüm adi ve taahhütlü postaları kabul etmek, havalesinin yapılması için Başkanlık Makamına sunmak.

i) Belediye Başkanlığı tarafından verilen yazışmaları yapmak ve ilgili dosyalarda muhafaza etmek.

j) Santral birimi olarak; belediyemize vatandaşlardan, resmi kurum ve kuruluşlar ile özel ve tüzel kişilerden gelen telefonları ilgili birimlere bağlamak.

 

k) Belediyemizin iş ve işlemlerinin daha kaliteli olması ve çabuklaştırılması amacıyla iç birimlerimizden gelen telefon taleplerini ilgili yerlere bağlamak.

 
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
Yürürlük ve Yürütme
YÜRÜRLÜK :

MADDE 8- Bu Yönetmelik hükümlerinin yürürlüğe girmesi ile birlikte daha önce yürürlükte olan Yazı İşleri Görev, Yetki, Sorumluluk ve Çalışma Yönetmeliği yürürlükten kaldırılmıştır.

 

MADDE 9- Bu Yönetmelik hükümleri 5393 Sayılı Belediye Kanununun 18/m Maddesi gereği Kestel Belediye Meclisinde kabul edilmesini müteakip ilan edildiği tarihte yürürlüğe girer.

 
YÜRÜTME:

MADDE 10- Bu Yönetmelik hükümlerini Kestel Belediye Başkanı yürütür.