T.C.

  KESTEL BELEDİYE BAŞKANLIĞI

YAZI İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜ

GÖREV VE ÇALIŞMA ESASLARI YÖNETMELİĞİ

 

BİRİNCİ BÖLÜM

Amaç, Kapsam, Dayanak, Tanımlar

 

 

AMAÇ  :

MADDE 1- Bu yönetmelik Kestel Belediyesi Yazı İşleri Müdürlüğünün yetki, görev ve sorumluluk alanları ile çalışma usul ve esaslarını belirlemek üzere hazırlanmıştır.

 

KAPSAM  :

MADDE 2- Bu yönetmelik Kestel Belediye Başkanlığı Yazı İşleri Müdürlüğü ve bağlı birimlerinin  görev alanları ile yapısını, işleyiş ve görevlerini kapsar. 

 

DAYANAK  : 

MADDE 3- Bu yönetmelik 5393 Sayılı Belediye Kanununun 15/b Maddesi hükümlerine dayanılarak hazırlanmıştır. 

 

TANIMLAR :

MADDE 4-

Bu yönetmelikte geçen,

Belediye    : Kestel Belediyesini,

Başkanlık  : Kestel Belediye Başkanlığını,

Müdürlük  : Yazı İşleri Müdürlüğünü,

Personel    : Yazı İşleri Müdürlüğünde görevli tüm personelleri,

Meclis       :  Kestel Belediye Meclisini,

Encümen   : Kestel Belediye Encümenini,

 

İKİNCİ BÖLÜM

Teşkilat, Görev, Yetki ve Sorumlulukları

 

 

TEŞKİLAT :

MADDE 5- Yazı İşleri Müdürlüğü, Yazı İşleri Şefliği, Evlendirme Memurluğu ve Santral birimlerinden oluşmaktadır.  

 

MÜDÜRLÜĞÜN GÖREV VE SORUMLULUKLARI:

MADDE 6-

 

  • Müdürlük hizmetlerinin zamanında, verimli ve düzenli bir şekilde yürütülmesini sağlamak.

 

  • Görev bölümü yapmak, izin, hastalık v.b. durumlarda yerine bir başkasının görevlendirilmesi ve hizmetlerin aksamaması için gerekli önlemleri almak.

 

  • Başkanlıktan gerek meclise, gerekse encümene gönderilen evrakların kanun, tüzük, yönetmelik, emir ve kararlar doğrultusunda işlem görmesini sağlamak.

 

  • Meclis toplantı gündemi belediye başkanı tarafından belirlenerek, meclise havale edilen konuları meclis üyelerine meclis toplantı gününden en az 3 gün önce göndermek.

 

  • Başkanlıktan encümene görüşülmek üzere gönderilen evrakları inceleyerek encümen gündeminin hazırlanmasını sağlamak.

 

  • İmzadan çıkan encümen kararlarının ilgili müdürlüklere zamanında ve eksiksiz olarak gönderilmesini sağlamak.

 

  • Meclise ve encümene gönderilecek dosyaları incelemek, usul ve esas yönünden görülen noksanlıkların ilgili müdürlükçe giderilmesini sağlamak.

 

  • Çalışma verimini arttırmak amacıyla, kanunları, yönetmelikleri, tebliğleri, genelgeleri, resmi gazeteyi internet ortamında inceleyip idari ve genel yargı kararlarını ve bunlarla ilgili yayınları takip etmek.

 

  • Müdürlük servislerinin planlı ve programlı bir şekilde çalışmalarını düzenleyerek, personel arasında uyumlu bir işbirliği ortamı kurulmasını sağlamak ve çalışmalarını izlemek, denetlemek.

 

  • Müdürlük personelinin gizli sicillerini düzenlemek, her türlü özlük ve sosyal haklarını ve devamı/devamsızlığını izlemek, müdürlüğün çalışma konuları ile ilgili kuruluş ve birimlerle işbirliği kurmak.

 

  • Müdürlüğün görev alanlarına giren konular ile ilgili kanunlar çerçevesinde kararlar vermek.

 

  • Müdürlük personeli, görev ve çalışmaları yönünden Belediye Başkanlığına ve Başkan Yardımcısına karşı sorumludur. Başkanlık Makamınca, mevzuat hükümlerine uygun verilen diğer görevleri de yapar.

 

 

GÖREV VE SORUMLUKLAR:

MADDE 7-

 

  • Belediye meclisi ile ilgili görevleri,
  • Belediye encümeni ile ilgili görevleri,
  • Evlendirme memurluğu ile ilgili görevleri,
  • Asker ailelerine yardım verilmesi ile ilgili görevleri,
  • Diğer görevleri.

 

 

  • Belediye Meclisi ile ilgili görevleri:

 

  1.    a) Belediyemiz     birimlerinden   yasa,   tüzük    ve    yönetmeliklere    uygun    olarak    Belediye     

        meclisinde    görüşülüp    karara    bağlanmak     üzere     Belediye     Başkanlığından    havaleli

        evrakları    almak,   gündem   maddesi   olarak   hazırlayarak  Meclis  Başkanlığına  sunmak ve

        gündemin ilanının yapılmasını sağlamak üzere Zabıta Müdürlüğüne göndermek.  

 

  1. b) 5393  Sayılı  Belediye  Kanununun    Maddesine   göre  belediye  meclis  başkan   vekilleri,

         belediye  meclis  katipleri  ve  belediye  yedek  meclis  katiplerinin  seçim   zamanlarını   takip

         etmek,  gizli  oylama  yapılması  için  oy  pusulalarını  hazırlamak,  seçimi sonuçlandırmak ve

         seçilen meclis üyelerine görev yazılarını yazarak imza karşılığı tebliğ etmek.

 

 

  1. c) 5393 Sayılı Belediye Kanununun 20. Maddesine göre meclis toplantı günü meclis gündeminin

        başkanlıkça  açılması  ile  meclis  konuşmalarını not almak,  ses  kayıt  cihazı  ile  kayıt   altına

        alınmasını  sağlamak  ve meclis kararları ile meclis müzakere zabıtlarını yazmak, katip üyelere

        ve  meclis  başkanına  imzalatmak  ve  bu tutanakları meclis dosyasında saklayarak incelemeye

        hazır bulundurmak.

 

  1. d) 5393 Sayılı  Belediye  Kanununun    Maddesine  göre  belediye  başkanı  tarafından  her ay

         belirlenen belediye meclis gündemini meclis üyelerine en az 3 gün önceden taahhütlü posta ve

         zimmet  defteri  ile  imza  karşılığı  olarak  Zabıta  Müdürlüğü  aracılığı  ile  teslim  edilmesini

         sağlamak. 

 

  1. e) 5393 Sayılı Belediye Kanununun 22. Maddesine göre bir önceki meclis toplantı birleşimine ait

        meclis kararlarının  birer  adet fotokopilerinin meclis üyelerine üst yazı ve imza karşılığı olarak

        teslim etmek.  

 

  1.  f) Meclis toplantısı bittikten sonra alınan kararları yazarak meclis başkanına ve meclis katiplerine

        imzalatmak.  5393 Sayılı Belediye Kanununun 23. Maddesine göre belediye başkanı tarafından

        yeniden görüşülmek üzere meclise iade edilmeyen; imar ve bütçe ile ilgili kararları Büyükşehir

        Belediye Başkanlığına 7 gün içinde onaya göndermek, onaydan sonra gelen meclis kararlarının

        bir  suretini  kendi  bünyesinde  arşivlemek,  bir  suretini  de  gereği  için  ilgili  müdürlüğe   ve

        Kaymakamlık Makamına göndermek.  

 

  1. g) Kesinleşen imar  ve bütçe dışındaki kararları 5393 Sayılı Belediye Kanununun 23. Maddesine

        göre  en  geç 7 gün içinde Kaymakamlık Makamına ve ilçemiz halkına duyurulması için Zabıta

        Müdürlüğüne göndermek.  

 

  1. h) 5393 Sayılı  Belediye  Kanununun    Maddesine  göre  kanunen  zorunlu   olarak kurulması

        gerekli  olan  plan  ve  bütçe  komisyonu,  imar  komisyonu  ve  diğer  ihtisas  komisyonlarının

        seçimlerinin   her  yıl   yapılmasını  takip   etmek,  seçimi  sonuçlandırmak  ve  seçilen   meclis

        üyelerine görev yazılarını yazarak imza karşılığı tebliğ etmek.

 

    ı) 5393  Sayılı  Belediye  Kanununun  29.  Maddesine  göre  belediye  meclis  başkanı  ve  meclis

       üyelerini  meclis toplantılarına devamlılıklarını belirlemek üzere meclis katılım listesini üyelere

       imzalatmak  ve  her   ay   sonu   huzur   hakkı   ödemeleri   için   Mali  Hizmetler  Müdürlüğüne

       göndermek.

 

  1. i) 5393  Sayılı  Belediye Kanununun 33. Maddesine göre her yıl meclis üyeleri arasından gizli oy

        ile  oy  pusulaları  hazırlanarak  daimi  encümen  üyelerinin seçiminin yapılmasını sağlamak ve

        seçilen meclis üyelere görev yazılarını yazarak imza karşılığı tebliğ etmek.

 

  1. j) Alınan  meclis  kararlarını  meclis  karar defterine,  meclis  esas  defterine  yazmak  ve   meclis

       başkanı ile meclis katiplerine defteri imzalatmak.

                       

 

     2)  Belediye Encümeni ile ilgili görevleri:

     

  1. Belediyemiz birimlerinin ilgili konularını Belediye Başkanından havaleli olarak gündem maddesi şeklinde hazırlayarak  encümene sunmak.  
  2. 5393 Sayılı Belediye Kanununun 35. Maddesine göre haftada 1 gün toplanan belediye encümeninin almış olduğu kararları yazmak, arşivlenmesini ve gereği için ilgili müdürlüklere gönderilmesini sağlamak.

 

  1. Encümence alınan kararları encümen karar defterine yazmak, metin haline getirilen kararları encümen başkanı ve üyelere imzalatmak ve ilgili dosyada arşivleyerek saklamak.

 

  1. Encümen toplantısına katılan encümen başkanı ve üyelerinin devamlılıklarını belirlemek üzere puantajlarını düzenlemek ve huzur hakkı ödemesi için Mali Hizmetler Müdürlüğüne göndermek.

 

       3)  Evlendirme Memurluğu ile ilgili görevleri:

 

  1. a)  Evlenmek   amacıyla   müracaat  eden  çiftlerin  Evlendirme Yönetmeliğine göre gerekli

       evrakları  istemek,  incelemesini yapmak, inceleme sonucunda eksiksiz ve tam olanların

       evlilik beyannamesini doldurmak ve  nikah işlemlerini yapmak.    

 

  1. b) Nikah akitleri yapılan çiftlerin Uluslar arası Aile cüzdanlarını tanzim ederek kendilerine

                   teslim etmek.

 

  1. c) Nikah   akitleri   yapılan   çiftlerin   kütüğe   işlenmesi   için  ilgili  mernis   bildirimlerini

                  düzenlemek ve Nüfus Müdürlüğüne göndermek.

 

  1.            d) Tek  taraflı  veya çift taraflı evlenme izin belgesi ile yapılan nikahlarda ise beyannameyi

       veren  evlendirme  memurluğu  ile   Evlendirme  Yönetmeliğinin  22.   Maddesine   göre

       gerekli yazışmaları yapmak.  

 

           

      4)   Asker Ailelerine Yardım verilmesi ile ilgili görevleri:

 

  1. 4109 Sayılı Asker Aile Yardımı Kanunu hükümleri uyarınca muhtaç asker ailesi yardımı talep edenlerin müracaatlarını kabul etmek ve gerekli belgeleri hazırlayarak ilgili yerlere göndermek.

 

  1. Muhtaç asker ailesi için başvuran kişilerin nüfus kayıtları farklı yerlerde ise kişinin kayıtlı bulunduğu ilin belediye başkanlığına ve askerlik şubesine araştırma yapılması için resmi yazıları yazmak ve cevaplar geldikten sonra gerekli tahkikatların yapılması amacıyla Zabıta Müdürlüğüne göndermek.

 

  1. Muhtaç asker ailesi için oluşturulan dosyadaki evraklar tamamlandıktan sonra karar alınması için Encümen gündemine almak.

 

  1. Encümen kararı alındıktan sonra ilgilisine resmi yazı ile bildirmek, asker aile yardımı programına gerekli veri girişlerini yapmak ve ödeme yapılması için Mali Hizmetler Müdürlüğüne göndermek.

 

         5) Diğer Görevleri:

 

  1. a) Konusu itibari ile birden çok birimi ilgilendiren yazıların birer fotokopisini bilgi için tüm

                  müdürlüklere imza karşılığı teslim edilmesini sağlamak.

 

  1. b) Giden resmi yazıları zimmet defterine kayıt ederek ulaşacağı kamu kurumu, kuruluşları,

                  şahıs ve meclis üyelerine titizlikle teslim edilmesini sağlamak.

 

 

  1. c) Aylık olarak takip edilen yazışmaları yaparak ilgili kurumlara iletilmesini sağlamak.

 

  1. d) Gizlilik dereceli yazıları gizli kayıt defterine işlemek ve ilgili müdürlüğe gizlilik kuralları

      çerçevesinde iletilmesini sağlamak.

 

  1. e) Posta ile  gönderilecek olan adi  ve  taahhütlü  postaları  posta zimmet defterine işlemek,

     resmi posta pullarını yapıştırmak ve PTT’ ye teslim edilmesini sağlamak.

 

  1. f) Kardeş  şehir  ile  ilgili  yazışmaları  takip  etmek  ve  kardeş  şehir  dosyasında muhafaza

                 etmek.  

 

  1. g) Belediye Başkanlığı    tarafından    verilen   yazışmaları   yapmak   ve   ilgili   dosyalarda

                muhafaza etmek.

 

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Yürürlük ve Yürütme

 

 

YÜRÜRLÜK :

MADDE 8- Bu Yönetmelik hükümlerinin yürürlüğe girmesi ile birlikte daha önce yürürlükte olan Yazı İşleri Görev, Yetki, Sorumluluk ve Çalışma Yönetmeliği yürürlükten kaldırılmıştır.

 

MADDE 9- Bu Yönetmelik hükümleri 5393 Sayılı Belediye Kanununun 18/m Maddesi gereği

Kestel Belediye Meclisinde kabul edilmesini müteakip ilan edildiği tarihte yürürlüğe girer.

 

YÜRÜTME:

MADDE 10- Bu Yönetmelik hükümlerini Kestel Belediye Başkanı yürütür.