T.C.

  KESTEL BELEDİYE BAŞKANLIĞI

YAZI İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜ

GÖREV, YETKİ, SORUMLULUK VE ÇALIŞMA ESASLARI YÖNETMELİĞİ

 

 

BİRİNCİ BÖLÜM

Amaç, Kapsam, Dayanak, Tanımlar

 

 

AMAÇ  :

MADDE 1- Bu yönetmelik Kestel Belediyesi Yazı İşleri Müdürlüğünün yetki, görev ve sorumluluk alanları ile çalışma usul ve esaslarını belirlemek üzere hizmetlerin daha etkili ve verimli bir şekilde yürütülmesini sağlamak üzere hazırlanmıştır.

 

KAPSAM  :

MADDE 2- Bu yönetmelik Kestel Belediye Başkanlığı Yazı İşleri Müdürlüğü ve bağlı birimlerinin  görev alanları ile yapısını, işleyiş ve görevlerini kapsar. 

 

DAYANAK  : 

MADDE 3- Bu yönetmelik 5393 Sayılı Belediye Kanununun 15/b Maddesi hükümlerine dayanılarak hazırlanmıştır. 

 

TANIMLAR :

MADDE 4-

Bu yönetmelikte geçen,

Belediye                     :          Kestel Belediyesini,

Başkanlık                    :           Kestel Belediye Başkanlığını,

Başkan Yardımcısı     :           Kestel Belediye Başkan Yardımcılığını,

Müdürlük                   :           Yazı İşleri Müdürlüğünü,

Personel                      :          Yazı İşleri Müdürlüğü ve bağlı birimlerinde görevli tüm personelleri,

Meclis                         :           Kestel Belediye Meclisini,

Encümen                    :           Kestel Belediye Encümenini.

DB                               :          Data Base (Veri Tabanı)

GIS                              :          Coğrafi Bilgi Sistemi

MIS                             :           Yönetim Bilgi Sistemini

ifade eder.

 

İKİNCİ BÖLÜM

Teşkilat, Görev, Yetki ve Sorumlulukları

 

 

TEŞKİLAT :

MADDE 5- Yazı İşleri Müdürlüğü, Yazı İşleri Servisi, Evlendirme Memurluğu, Santral, Genel Evrak Servisi, Kurum Arşivi ve Bilgi İşlem birimlerinden oluşmaktadır.  

 

 

MÜDÜRLÜĞÜN GÖREV VE SORUMLULUKLARI:

MADDE 6-

 

  • Resmi Yazışma kuralları çerçevesinde birimleri ile ilgili yazışmaları yapmak.

 

  • Müdürlük hizmetlerinin zamanında, verimli ve düzenli bir şekilde yürütülmesini sağlamak.

 

  • Görev bölümü yapmak, izin, hastalık v.b. durumlarda yerine bir başkasının görevlendirilmesi ve hizmetlerin aksamaması için gerekli önlemleri almak.

 

  • Başkanlıktan gerek meclise, gerekse encümene gönderilen havaleli evrakların kanun, tüzük, yönetmelik, emir ve kararlar doğrultusunda işlem görmesini sağlamak.

 

  • Meclis toplantı gündemi belediye başkanı tarafından belirlenerek, meclise havale edilen konuları meclis üyelerine meclis toplantı gününden en az 3 gün önce göndermek.

 

  • Başkanlıktan encümene görüşülmek üzere gönderilen havaleli evrakları inceleyerek encümen gündeminin hazırlanmasını sağlamak.

 

  • İmzadan çıkan encümen kararlarının ilgili müdürlüklere zamanında ve eksiksiz olarak imza karşılığı gönderilmesini sağlamak.

 

  • Meclise ve encümene gönderilecek dosyaları incelemek, usul ve esas yönünden görülen noksanlıkların ilgili müdürlükçe giderilmesini sağlamak.

 

  • Çalışma verimini arttırmak amacıyla, kanunları, yönetmelikleri, tebliğleri, genelgeleri, resmi gazeteyi internet ortamında inceleyip idari ve genel yargı kararlarını ve bunlarla ilgili yayınları takip etmek.

 

  • Müdürlük servislerinin planlı ve programlı bir şekilde çalışmalarını düzenleyerek, personel arasında uyumlu bir işbirliği ortamı kurulmasını sağlamak ve çalışmalarını izlemek, denetlemek.

 

  • Müdürlük personelinin devamı/devamsızlığını izlemek, işçi ve memur maaş puantajlarını hazırlamak, müdürlüğün çalışma konuları ile ilgili kuruluş ve birimlerle işbirliği kurmak.

 

  • Müdürlüğün görev alanlarına giren konular ve yazışmalar ile ilgili kanunlar çerçevesinde kararlar vermek.

 

  • Müdürlük personeli, görev ve çalışmaları yönünden Belediye Başkanlığına ve Başkan Yardımcısına karşı sorumludur. Başkanlık Makamınca, mevzuat hükümlerine uygun verilen diğer görevleri de yapar.

 

GÖREV VE SORUMLUKLAR:

MADDE 7-

  • Belediye meclisi ile ilgili görevleri,
  • Belediye encümeni ile ilgili görevleri,
  • Evlendirme memurluğu ile ilgili görevleri,
  • Asker ailelerine yardım verilmesi ile ilgili görevleri,
  • Genel Evrak birimi ile ilgili görevleri,
  • Kurum Arşivi ile ilgili görevleri,
  • Bilgi İşlem ile ilgili görevler,
  1. a) GIS Servisi
  2. b) MIS Servisi
  3. c) Donanım ve Teknik Servis

      ç) Sistem Yönetim Servisi

  1. d) İdari İşler Servisi
  2. e) Eğitim Servisi
  3. f) ARGE (Araştırma - Geliştirme) Servisi
  • Diğer görevleri.

 

  • Belediye Meclisi ile ilgili görevleri:

 

  1.    a) Belediyemiz     birimlerinden   yasa,   tüzük    ve    yönetmeliklere    uygun    olarak    Belediye     

        meclisinde    görüşülüp    karara    bağlanmak     üzere     Belediye     Başkanlığından    havaleli

        evrakları    almak,   gündem   maddesi   olarak   hazırlayarak  Meclis  Başkanlığına  sunmak ve

        gündemin ilanının yapılmasını sağlamak üzere Zabıta Müdürlüğüne göndermek.  

 

  1. b) 5393  Sayılı  Belediye  Kanununun    Maddesine   göre  belediye  meclis  başkan   vekilleri,

         belediye  meclis  katipleri  ve  belediye  yedek  meclis  katiplerinin  seçim   zamanlarını   takip

         etmek,  gizli  oylama  yapılması  için  oy  pusulalarını  hazırlamak,  seçimi sonuçlandırmak ve

         seçilen meclis üyelerine görev yazılarını yazarak imza karşılığı tebliğ etmek.

 

  1. c) 5393 Sayılı Belediye Kanununun 20. Maddesine göre meclis toplantı günü meclis gündeminin

        başkanlıkça  açılması  ile  meclis  konuşmalarını not almak,  ses  kayıt  cihazı  ile  kayıt   altına

        alınmasını  sağlamak  ve meclis kararları ile meclis müzakere zabıtlarını yazmak, katip üyelere

        ve  meclis  başkanına  imzalatmak  ve  bu tutanakları meclis dosyasında saklayarak incelemeye

        hazır bulundurmak.

 

  1. d) 5393 Sayılı  Belediye  Kanununun    Maddesine  göre  belediye  başkanı  tarafından  her ay

         belirlenen belediye meclis gündemini meclis üyelerine en az 3 gün önceden taahhütlü posta ve

         zimmet  defteri  ile  imza  karşılığı  olarak  Zabıta  Müdürlüğü  aracılığı  ile  teslim  edilmesini

         sağlamak. 

 

  1. e) 5393 Sayılı Belediye Kanununun 22. Maddesine göre bir önceki meclis toplantı birleşimine ait

        meclis kararlarının  birer  adet fotokopilerinin meclis üyelerine üst yazı ve imza karşılığı olarak

        teslim etmek.  

 

  1.  f) Meclis toplantısı bittikten sonra alınan kararları yazarak meclis başkanına ve meclis katiplerine

        imzalatmak.  5393 Sayılı Belediye Kanununun 23. Maddesine göre belediye başkanı tarafından

        yeniden görüşülmek üzere meclise iade edilmeyen; imar ve bütçe ile ilgili kararları Büyükşehir

        Belediye Başkanlığına 7 gün içinde onaya göndermek, onaydan sonra gelen meclis kararlarının

        ilan edilmesi için Zabıta Müdürlüğüne göndermek, bir  suretini  kendi  bünyesinde arşivlemek,

        bir  suretini  de  gereği  için  ilgili  müdürlüğe ve Kaymakamlık Makamına göndermek.  

 

  1. g) Kesinleşen imar  ve bütçe dışındaki kararları 5393 Sayılı Belediye Kanununun 23. Maddesine

        göre  en  geç 7 gün içinde Kaymakamlık Makamına ve ilçemiz halkına duyurulması için Zabıta

        Müdürlüğüne göndermek.  

 

  1. h) 5393 Sayılı  Belediye  Kanununun    Maddesine  göre  kanunen  zorunlu   olarak kurulması

        gerekli  olan  plan  ve  bütçe  komisyonu,  imar  komisyonu  ve  diğer  ihtisas  komisyonlarının

        seçimlerinin   her  yıl   yapılmasını  takip   etmek,  seçimi  sonuçlandırmak  ve  seçilen   meclis

        üyelerine görev yazılarını yazarak imza karşılığı tebliğ etmek.

 

    ı) 5393  Sayılı  Belediye  Kanununun  29.  Maddesine  göre  belediye  meclis  başkanı  ve  meclis

       üyelerini  meclis toplantılarına devamlılıklarını belirlemek üzere meclis katılım listesini üyelere

       imzalatmak  ve  her   ay   sonu   huzur   hakkı   ödemeleri   için   Mali  Hizmetler  Müdürlüğüne

       göndermek.

 

  1. i) 5393  Sayılı  Belediye Kanununun 33. Maddesine göre her yıl meclis üyeleri arasından gizli oy

        ile  oy  pusulaları  hazırlanarak  daimi  encümen  üyelerinin seçiminin yapılmasını sağlamak ve

        seçilen meclis üyelere görev yazılarını yazarak imza karşılığı tebliğ etmek.

 

  1. j) Alınan   meclis  kararlarını  meclis  karar defterine,  meclis  esas  defterine  yazmak  ve   meclis

       başkanı ile meclis katiplerine defteri imzalatmak.

                       

     2)  Belediye Encümeni ile ilgili görevleri:

     

  1. Belediyemiz birimlerinin ilgili konularını Belediye Başkanından havaleli olarak gündem maddesi şeklinde hazırlayarak encümene sunmak.  

 

  1. 5393 Sayılı Belediye Kanununun 35. Maddesine göre toplanan belediye encümeninin almış olduğu kararları yazmak, arşivlenmesini ve gereği için ilgili müdürlüklere imza karşılığı gönderilmesini sağlamak.

 

  1. Encümence alınan kararları encümen karar defterine yazmak, metin haline getirilen kararları encümen başkanı ve üyelere imzalatmak ve ilgili dosyada arşivleyerek saklamak.

 

  1. Encümen toplantısına katılan encümen başkanı ve üyelerinin devamlılıklarını belirlemek üzere puantajlarını düzenlemek ve huzur hakkı ödemesi için Mali Hizmetler Müdürlüğüne göndermek.

 

       3)  Evlendirme Memurluğu ile ilgili görevleri:

 

  1. a)   Evlenmek    amacıyla    müracaat    eden    çiftlerin    Evlendirme   Yönetmeliğine   göre

                   hazırlanan  Kestel   Belediyesi   Kamu   Hizmetleri  Standartları  tablosunda  ilan  edilen

                   gerekli  evrakları   istemek,  incelemesini  yapmak, inceleme sonucunda eksiksiz ve tam

                   olanların  evlilik  beyannamesini  hazırlayarak  imza  altına  almak  ve  nikah işlemlerini

                   gerçekleştirmek.     

 

  1. b)  Aile  cüzdanlarını  ve  kütük  defterlerini  yazmak,  nikah  günü  imza  altına   alınmasını

                  sağlamak.

 

  1. c) Evliliği gerçekleşen çiftlerin Uluslar arası Aile cüzdanlarını tanzim ederek kendilerine

                   teslim etmek.

 

  1. d)  Evliliği gerçekleşen çiftlerin   kütüğe   işlenmesi   için  ilgili  mernis  bildirimlerini

                  düzenlemek ve süresi içinde Nüfus Müdürlüğüne göndermek.

 

  1. İlçe   dışında   evlenecek  çiftlere  çift  taraflı   evlenme    izin  belgesi hazırlayarak vermek.

 

 

  1. Çift taraflı  evlenme  izin  belgesi  ile  yapılan   evliliklerde   Evlendirme Yönetmeliğinin 22. Maddesine göre gerekli yazışmaları yapmak.

 

  1. Kütük defterlerini ve evlenme beyannamelerini birim arşivinde saklamak.

           

      4)   Asker Ailelerine Yardım verilmesi ile ilgili görevleri:

 

  1. 4109 Sayılı Asker Aile Yardımı Kanunu hükümleri uyarınca muhtaç asker ailesi yardımı talep edenlerin müracaatlarını kabul etmek ve gerekli belgeleri hazırlayarak ilgili yerlere göndermek.

 

  1. Muhtaç asker ailesi için başvuran kişilerin nüfus kayıtları farklı yerlerde ise kişinin kayıtlı bulunduğu ilin belediye başkanlığına ve askerlik şubesine araştırma yapılması için resmi yazıları yazmak ve cevaplar geldikten sonra gerekli tahkikatların yapılması amacıyla Zabıta Müdürlüğüne göndermek.

 

  1. Muhtaç asker ailesi için oluşturulan dosyadaki evraklar tamamlandıktan sonra karar alınması için Encümen gündemine almak.

 

  1. Encümen kararı alındıktan sonra ilgilisine resmi yazı ile bildirmek, asker aile yardımı programına gerekli veri girişlerini yapmak ve ödeme yapılması için Mali Hizmetler Müdürlüğüne göndermek.

 

      5)  Genel Evrak Birimi ile ilgili görevleri: 

           

  1. Belediye Başkanlığına gelen her çeşit dilekçe ve resmi yazı gibi evrakları kabul etmek.

 

  1. Elektronik ortamda  belediyeye  yapılan  başvuruların, sürecin başvuru sahibi tarafından izlenebilmesine  ve  sonucun  ilgilisine  elektronik  ortamda iletilmesine yönelik e-devlet kapsamında, Başkanlık Makamının bilgisi dahilinde bilgi işlem birimi ile birlikte hareket edilmesi.

 

  1. Bizzat başvuru sahibince yapılan başvurular esnasında dilekçe ve ekleri incelenir. Kestel Belediyesi  Hizmet  Standartları  Tablosundaki  Müdürlüklerce istenilen evraklar eksikse tamamlatılır.  Sonradan  tespit  edilen  eksiklikler  başvuru  sahibine ilgili Müdürlüklerce bildirilir ve eksik evraklar tamamlatılır. 

 

  1. Başvuru sahibinin talebi halinde alındı belgesi verilir.

 

  1. Konusu itibari  ile  birden  çok  birimi  ilgilendiren  yazıların  suretleri çoğaltılarak  ilgili Müdürlüklere imza karşılığı teslim edilir.

 

  1. Tüm yazılar ve özellikle konusu itibari ile günlü ve ivedi yazıların ilgili Müdürlüklere aynı gün verilmesi sağlanır.

 

  1. Gizli dereceli   yazılar   ile   ilgili   işlemler   gizli   evraklar   yönetmeliği   çerçevesinde gerçekleştirilir.

 

  1. Standart dosya planı çerçevesinde konu kodu ve sayısı bilgisayar ortamındaki veri tabanına girilir. Cevaplanacak olan evraklara cevap süresi olarak 1-30 gün arasında süre verilerek ilgili Müdürlüğe havalesi yapılır.

 

  1. Gelen tüm evraklar ekleri ile birlikte taraması gerçekleştirilerek kaydedilir.

 

  1. Gelen tüm evraklar zimmet defteri ile imza karşılığı ilgili Müdürlüklere teslim edilir.

 

  1. Giden evrakların çıkış sayıları bilgisayar ortamında verilerek taraması yapılır.

 

  1. Yıl sonunda gelen giden evrak defterlerinin dökümleri alınarak ciltlemesi, mühür işlemleri ve arşivlemesi yapılır.

 

        6) Kurum Arşivi ile ilgili görevleri:

           

  1. Arşivlik malzemenin korunması, birim ve kurum arşivlerinde saklanması, gizliliği ve kurum arşivinden yararlanma işlemleri yürütülür.

 

  1. Müdürlüklerin birim arşivleri ile ilgili işlemlerini düzenleme ve korunması ile ilgili bilgi verilir.

 

  1. Kurum arşivi ile ilgili düzenleme işlemlerini yürütür.

 

  1. Ayıklama ve imha işlemlerini yürütür.

 

  1. Ayıklama ve imha komisyonunda görev alır.

 

  1. Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü ile gerekli yazışmaları yapar.

 

  1. Devlet Arşiv Hizmetleri Yönetmeliği ve Belediye Meclisinin 01/11/2011 tarih ve 226 Sayılı Kararı ile kabul edilen Kestel Belediyesi Arşiv Hizmetleri Yönetmeliği çerçevesinde işlemleri yürütür.

 

7) Bilgi İşlem ile ilgili görevleri

 

  1. a) GIS (Coğrafi Bilgi Sistemi) Servisi:

 

1) GIS uygulama yazılımlarını kurmak, devreye alınmasını ve geliştirilmesi sağlamak veya sağlatmak.

 

2) Belediyedeki mevcut verilerin toplanması, uygun formata dönüştürülmesini, yeni verilerin toplanması (GIS arşiv verileri, grafik veriler, saha çalışmaları, diğer kurum verileri) uygun formata dönüştürülmesini ve GIS’te kullanılmasını ve bu verilerin güncellenmesini sağlamak veya sağlatmak.

 

3) Kamu Kurumları ile entegrasyonun sağlamak ve GIS veri alışverişini sağlamak

 

4) MIS GIS veri alışverişinin yapılmasını sağlamak, ihtiyaç duyan birimlerin kullanmasını sağlamak

 

5) Üst yönetimin izin verdiği GIS verilerini web sitemizden yayınlamak veya yayınlatmak.

 

6) Üst makamlarca verilecek benzeri nitelikteki diğer görevleri yerine getirmek, istenen analizleri yapıp, raporları sunmak.

 

7) Diğer birimlerden talep olması durumunda istenen GIS ile ilgili analizlerin yapılıp, raporların sunulmasına yardımcı olmak

 

  1. b) MIS (Yönetim Bilgi Sistemi) Servisi:

 

1) MIS uygulama yazılımlarını kurmak, devreye alınmasını ve geliştirilmesi sağlamak veya sağlatmak

 

2) Belediyedeki mevcut verilerin toplanması, uygun formata dönüştürülmesini, yeni verilerin toplanması (MIS arşiv verileri, saha çalışmaları, diğer kurum verileri) uygun formata dönüştürülmesini ve MIS’te kullanılmasını ve bu verilerin güncellenmesini sağlamak veya sağlatmak.

 

3) Üst yönetimin istediği MIS Uygulama yazılımlarına e-imzayı entegre etmek.

 

4) Kamu Kurumları ile entegrasyonun sağlanması ve MIS veri alışverişini sağlamak veya sağlatmak.

 

5) Belediyemiz personelinin MIS programları ile ilgi şifre ve menü yetkilendirmelerini yapmak

 

6) MIS veri alışverişinin yapılmasını sağlamak, ihtiyaç duyan birimlerin kullanmasını sağlamak

 

7) Üst yönetimin izin verdiği MIS verilerini web sitemizden yayınlamak veya yayınlatmak

 

8) Üst makamlarca verilecek benzeri nitelikteki diğer görevleri yerine getirmek, istenen analizleri yapıp, raporları sunmak.

 

9) Diğer birimlerden talep olması durumunda istenen MIS ile ilgili analizlerin yapılıp, raporların sunulmasına yardımcı olmak

 

  1. c) Donanım ve Teknik Servis :

 

1) Belediyemiz birimlerinin bilgisayar donanım, yazılım ihtiyaçlarını belirlemek, gelişen bilişim teknolojileri doğrultusunda birimlerin ihtiyaçlarını ve taleplerini değerlendirmek, fizibilite çalışması yapmak, uygun olanların alınmasını sağlamak veya sağlatmak.

 

2) Belediyemizde mevcut veya sonradan temin edilecek olan bilgisayarların donanım, yazılım problemlerini gidermek, kurulmasını ve devreye alınmasını sağlamak, sürekli faal halde tutmak için diğer çevresel destek birimlerinin uyumluluğunu sağlamak, birimlere teknik destekte bulunmak.

 

3) Belediyemizde mevcut GIS, MIS donanım, yazılım problemlerini gidermek ve bu alanda birimlere teknik destekte bulunmak,

 

4) Belediyemizde mevcut veya sonradan temin edilecek olan Bilgisayar ve Donanımları, Network ve cihazları, Kesintisiz Güç Kaynakları ve hattının bakım ve tamirlerini yapmak veya yaptırmak.

 

 

5) Belediyemiz personelinden ihtiyacı olanların bilgisayarlarından MIS ve GIS programlarının kullanılması için gerekli ayar ve kurumları yapmak

 

6) Belediyemizde network veri hatlarını kurmak, intranet oluşturmak, domain alt yapısını kurmak veri alışverişini sağlamak.

 

7) Üst makamlarca verilecek benzeri nitelikteki diğer görevleri yerine getirmek, istenen analizleri yapıp, raporları sunmak.

 

8) Diğer birimlerden talep olması durumunda istenen donanım ile ilgili analizlerin yapılıp, raporların sunulmasına yardımcı olmak

 

9) Belediyemizde mevcut veya sonradan temin edilecek olan kamera sistemlerinin bakım ve tamirlerini yapmak veya yaptırmak

 

ç) Sistem Yönetim Servisi:

 

1) GIS, MIS donanımının kurulmasını, işletimini sağlayacak programların yüklenilmesini, devreye alınmasını sağlamak veya sağlatmak

 

2) GIS, MIS server’ı, üzerinde kurulu olan sistemi, uygulama yazılımlarıyla beraber tüm GIS programlarını faal halde tutmak, , bakım ve güncellemelerini yapmak veya yaptırmak,

 

3) GIS, MIS Sistemini sürekli faal halde tutmak için diğer çevresel destek birimlerinin uyumluluğunu sağlamak

 

4) GIS, MIS server, üzerinde kurulu olan sistemin, programlarının ve verilerinin güvenliğini sağlamak

 

5) GIS, MIS server, üzerinde kurulu olan sistemin, programlarının ve DB üzerindeki veya diğer server’lardaki GIS, MIS verilerinin yedeğini almak.

 

6) DB donanımının kurulmasını, işletimini sağlayacak programların yüklenilmesini, devreye alınmasını sağlamak veya sağlatmak

 

7) DB server’ı, üzerinde kurulu olan sistemi, uygulama yazılımlarıyla beraber tüm DB server programlarını faal halde tutmak, bakım ve güncellemelerini yapmak veya yaptırmak,

 

8) Domain sistemi ile ilgili donanımının kurulmasını, işletimini sağlayacak programların yüklenilmesini, devreye alınmasını sağlamak veya sağlatmak

 

9) Domain server’ı, üzerinde kurulu olan sistemi, uygulama yazılımlarıyla beraber tüm Domain server programlarını faal halde tutmak, bakım ve güncellemelerini yapmak veya yaptırmak

 

10) Backup sistemi ile ilgili donanımının kurulmasını, işletimini sağlayacak programların yüklenilmesini, devreye alınmasını sağlamak veya sağlatmak

 

11) Backup server’ı, üzerinde kurulu olan sistemi, uygulama yazılımlarıyla beraber tüm Backup server programlarını faal halde tutmak, bakım ve güncellemelerini yapmak veya yaptırmak

 

 

12) Terminal sistemi ile ilgili donanımının kurulmasını, işletimini sağlayacak programların yüklenilmesini, devreye alınmasını sağlamak veya sağlatmak

 

13) Terminal server’ı, üzerinde kurulu olan sistemi, uygulama yazılımlarıyla beraber tüm terminal server programlarını faal halde tutmak, bakım ve güncellemelerini yapmak veya yaptırmak

 

14) İnternet ve Belediye Resmi web sitesini kurmak veya kurdurmak, çağdaş haberleşme ve bilgi alışverişini sağlamak.

 

15) Anvirüs server sistemi ile ilgili donanımının kurulmasını, işletimini sağlayacak programların yüklenilmesini, devreye alınmasını sağlamak veya sağlatmak

 

16) Anvirüs sistemi, uygulama yazılımlarıyla beraber Anvirüs programını faal halde tutmak, bakım ve güncellemelerini yapmak veya yaptırmak

 

17) İntranet server sistemi ile ilgili donanımının kurulmasını, işletimini sağlayacak programların yüklenilmesini, devreye alınmasını sağlamak veya sağlatmak

 

18) İntranet server, üzerinde kurulu olan sistemi, uygulama yazılımlarıyla beraber tüm İntranet server programlarını faal halde tutmak, bakım ve güncellemelerini yapmak veya yaptırmak

 

19) İhtiyaç olan diğer sistemlerle ile ilgili donanımının kurulmasını, işletimini sağlayacak programların yüklenilmesini, devreye alınmasını sağlamak veya sağlatmak

 

20) İhtiyaç olan diğer sistemlerle ilgili server’ları, üzerinde kurulu olan sistemi, uygulama yazılımlarıyla beraber tüm İhtiyaç olan diğer server programlarını faal halde tutmak, bakım ve güncellemelerini yapmak veya yaptırmak

 

21) Akıllı cihazların (firewall, router, switch,modem) kurulmasını, işletimini sağlayacak programların yüklenilmesini, devreye alınmasını sağlamak veya sağlatmak

 

22) Kullanıcılara şifre ve menü düzenlemeleri yapmak. Bu konuda MIS ve GIS Birimi ile birlikte çalışmak.

 

23) Üst makamlarca verilecek benzeri nitelikteki diğer görevleri yerine getirmek, istenilen analizleri yapıp, raporları sunmak.

 

24) Diğer birimlerden talep olması durumunda istenen donanım ile ilgili analizlerin yapılıp, raporların sunulmasına yardımcı olmak

 

  1. d) İdari İşler Servisi:

 

1) Birime gelen ve giden her türlü evrak kayıt ve zimmet işlemlerini ve yazışmalarını yapmak ve dosyalamak,

 

2) Birimin yıllık bütçesini hazırlamak, taşınır mal yönetmeliği ile ilgili iş ve işlemlerini ve mutemetlik işlerini yapmak,

 

3) Birim taleplerini yapmak

 

4) Birim çalışanlarının gerekli konularla ilgili puantajlarını yapmak

 

 

5) Haftalık, aylık, yıllık raporları, uzun/orta/kısa vadeli planlama ile ilgili başkanlık makamına bilgi vermek.

 

6) Kırtasiye ihtiyaçlarını belirleyip, alınmasını sağlamak veya sağlatmak,

 

7) Data hatları, internet hatları, telefon hatları ile ilgili ödemeleri takip edip, ilgili işlemleri yapmak

 

8) İhale dosyasını (doğrudan temin) dosyasını hazırlamak,

 

  1. e) Eğitim Servisi:

 

1) Belediyemiz personeline MIS programlarını kullanma konusunda eğitim vermek veya verdirmek

 

2) Belediyemiz personeline GIS programlarını kullanma konusunda eğitim vermek veya verdirmek

 

3) Belediyemiz personeline temel bilgisayar kullanımı, ofis programlarının kullanımı konusunda eğitim vermek veya verdirmek, tanıtım seminerleri düzenlemek veya düzenletmek,

 

4) Belediyemiz personeline Outlook programlarını kullanma konusunda eğitim vermek veya verdirmek

 

  1. f) Arge (Araştırma Geliştirme) Servisi:

 

1) GIS Teknolojilerini ve Belediye ihtiyaçlarının gelecekteki durumlarını analiz etmek ve yöntem belirleyip, müdürlük makamına bilgi vermek

 

2) MIS Teknolojilerini ve Belediye ihtiyaçlarının gelecekteki durumlarını analiz etmek ve yöntem belirleyip, müdürlük makamına bilgi vermek

 

3) Belediyemizde mevcut GIS donanım, sistem, yazılımı ihtiyacı karşılamayacak durumda veya teknolojinin gerisinde kaldıysa, gelişen bilişim teknolojileri doğrultusunda ihtiyaçlarını belirlemek, fizibilite çalışması yaparak, başkanlık makamına bilgi vermek.

 

4) Belediyemizde mevcut MIS donanım, sistem, yazılımı ihtiyacı karşılamayacak durumda veya teknolojinin gerisinde kaldıysa, gelişen bilişim teknolojileri doğrultusunda ihtiyaçlarını belirlemek, fizibilite çalışması yaparak, müdürlük makamına bilgi vermek.

 

5) Teknolojik gelişmeleri izlemek ve belediyenin gelişmelerden yararlanmasını sağlamak.  

Birim emrinde görevli memurlar, kendilerine verilen görevleri kanunlar, tüzükler, yönetmelikler, Başkanlık genelge ve bildirileri ile ilgili mevzuat çerçevesinde ve üst amirin emirleri doğrultusunda gecikmesiz ve eksiksiz olarak yapmakla yükümlüdürler.

 

 

 

 

 

 

 

         8) Diğer Görevleri:

 

  1. a) Konusu itibari ile birden çok birimi ilgilendiren yazıların birer fotokopisini bilgi için tüm

                  müdürlüklere imza karşılığı teslim edilmesini sağlamak.

 

  1. b) Giden  resmi yazıları zimmet defterine kayıt ederek ulaşacağı kamu kurumu, kuruluşları,

                  şahıs ve meclis üyelerine titizlikle teslim edilmesini sağlamak.

 

  1. c) Aylık olarak takip edilen yazışmaları yaparak ilgili kurumlara iletilmesini sağlamak.

 

  1. d) Gizlilik dereceli yazıları gizli kayıt defterine işlemek ve ilgili müdürlüğe gizlilik kuralları

      çerçevesinde iletilmesini sağlamak.

 

  1. e) Posta ile  gönderilecek olan adi  ve  taahhütlü  postaları  posta zimmet defterine işlemek,

     resmi  posta   pullarını   ve   barkotlarını   yapıştırmak  ve   Postaneye   teslim   edilmesini

     sağlamak.

 

  1. f) Kardeş  şehir  ile  ilgili  yazışmaları  takip  etmek  ve  kardeş  şehir  dosyasında muhafaza

                 etmek.  

 

  1. Meclis Üyeleri  ve  Başkanın  yurtdışı  görevleri  ile ilgili Valilik yazışmalarını ve görev  

Pasaport işlemlerini takip edip sonuçlandırmak.

 

  1. Posta yoluyla  gelen  tüm adi ve taahhütlü  postaları  kabul etmek, havalesinin yapılması için Başkanlık Makamına sunmak.

 

  1. Belediye Başkanlığı    tarafından    verilen   yazışmaları   yapmak   ve   ilgili dosyalarda

                   muhafaza etmek.

 

  1. Belediye Başkanı, Belediye Başkan Yardımcısı, Yazı İşleri Servisi ve ilgili birimlerine ait puantajları düzenleyerek İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğüne göndermek.

 

  1. Birim faaliyet raporunu düzenleyerek Başkanlık Makamına göndermek.

 

  1. İç kontrol ve performans programı ile ilgili çalışmaları yürütmek.

 

  1. Santral birimi olarak; belediyemize vatandaşlardan, resmi kurum ve kuruluşlar ile özel ve tüzel kişilerden gelen telefonları ilgili birimlere bağlamak.

 

  1. Santral birimi olarak; Belediyemizin iş ve işlemlerinin daha kaliteli olması ve çabuklaştırılması amacıyla iç birimlerimizden gelen telefon taleplerini ilgili yerlere bağlamak.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Yürürlük ve Yürütme

 

ORTAK HÜKÜMLER:

 

MADDE 9- Yazı İşleri Müdürlüğü ve bağlı tüm birimlerdeki personel;

1) Kanun, Tüzük, Yönetmelik, Genel emirler ve diğer mevzuatlara uygun olarak verilecek her türlü görevleri zamanında ve eksiksiz olarak yerine getirir.

 

2) Irk, dil, din ve unvan farkı gözetmeden her personele ve vatandaşa eşit davranır.

 

3) Herhangi bir nedenle görevlerinden ayrılan personel; korumak ve saklamakla görevli evrakı kendisinden sonra göreve başlayan personele devretmedikçe görevinden ayrılamaz ve yine herhangi bir nedenle görevlerinden ayrılan personel; üzerinde kayıtlı zimmetleri görevli yetkili personele devretmedikçe görevinden ayrılamaz.

 

4) Belediye hizmetlerinde; hesap verebilirlik ilkesine uygun hareket edilir, uygulamalarda adaletli olmaya, kaynakların kullanımında etkili ve verimli olmaya çalışır.

 

 

YÜRÜRLÜK :

MADDE 10- Bu Yönetmelik hükümlerinin yürürlüğe girmesi ile birlikte daha önce yürürlükte olan Yazı İşleri Görev, Yetki, Sorumluluk ve Çalışma Yönetmeliği yürürlükten kaldırılmıştır.

 

 

MADDE 11- Bu Yönetmelik  hükümleri  5393 Sayılı  Belediye  Kanununun  18/m  Maddesi  gereği Kestel Belediye Meclisinde kabul edilmesini müteakip ilan edildiği tarihte yürürlüğe girer.

 

 

YÜRÜTME:

MADDE 12- Bu Yönetmelik hükümlerini Kestel Belediye Başkanı yürütür.