T.C.

KESTEL BELEDİYE BAŞKANLIĞI

YAZI İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜ

GÖREV, YETKİ, SORUMLULUK VE ÇALIŞMA ESASLARI YÖNETMELİĞİ

 

 

BİRİNCİ BÖLÜM

Amaç, Kapsam, Dayanak, Tanımlar

 

 

AMAÇ  :

MADDE 1- Bu yönetmelik Kestel Belediyesi Yazı İşleri Müdürlüğünün yetki, görev ve sorumluluk alanları ile çalışma usul ve esaslarını belirlemek üzere hizmetlerin daha etkili ve verimli bir şekilde yürütülmesini sağlamak üzere hazırlanmıştır.

 

KAPSAM  :

MADDE 2- Bu yönetmelik Kestel Belediye Başkanlığı Yazı İşleri Müdürlüğü ve bağlı birimlerinin görev alanları ile yapısını, işleyiş ve görevlerini kapsar. 

 

DAYANAK  : 

MADDE 3- Bu yönetmelik 5393 Sayılı Belediye Kanununun 15/b Maddesi hükümlerine dayanılarak hazırlanmıştır. 

 

TANIMLAR :

MADDE 4-

Bu yönetmelikte geçen,

Belediye    : Kestel Belediyesini,

Başkanlık   : Kestel Belediye Başkanlığını,

Başkan Yardımcısı : Kestel Belediye Başkan Yardımcılığını,

Müdürlük  : Yazı İşleri Müdürlüğünü,

Personel  : Yazı İşleri Müdürlüğü ve bağlı birimlerinde görevli tüm personelleri,

Meclis      : Kestel Belediye Meclisini,

Encümen  : Kestel Belediye Encümenini

ifade eder.

 

İKİNCİ BÖLÜM

Teşkilat, Görev, Yetki ve Sorumlulukları

 

 

TEŞKİLAT :

MADDE 5- Yazı İşleri Müdürlüğü, Yazı İşleri Servisi, Evlendirme Memurluğu, Santral, Genel Evrak Servisi ve Kurum Arşivi birimlerinden oluşmaktadır.  

 

 

 

 

 

MÜDÜRLÜĞÜN GÖREV VE SORUMLULUKLARI:

MADDE 6-

 

1. Resmi Yazışma kuralları çerçevesinde birimleri ile ilgili yazışmaları yapmak.

 

2. Müdürlük hizmetlerinin zamanında, verimli ve düzenli bir şekilde yürütülmesini sağlamak.

 

3. Görev bölümü yapmak, izin, hastalık v.b. durumlarda yerine bir başkasının görevlendirilmesi ve hizmetlerin aksamaması için gerekli önlemleri almak.

 

4. Başkanlıktan gerek meclise, gerekse encümene gönderilen havaleli evrakların kanun, tüzük, yönetmelik, emir ve kararlar doğrultusunda işlem görmesini sağlamak.

 

5. Meclis toplantı gündemi belediye başkanı tarafından belirlenerek, meclise havale edilen konuları meclis üyelerine meclis toplantı gününden en az 3 gün önce göndermek.

 

6. Başkanlıktan encümene görüşülmek üzere gönderilen havaleli evrakları inceleyerek encümen gündeminin hazırlanmasını sağlamak.

 

7. İmzadan çıkan encümen kararlarının ilgili müdürlüklere zamanında ve eksiksiz olarak imza karşılığı gönderilmesini sağlamak.

 

8. Meclise ve encümene gönderilecek dosyaları incelemek, usul ve esas yönünden görülen noksanlıkların ilgili müdürlükçe giderilmesini sağlamak.

 

9. Çalışma verimini arttırmak amacıyla, kanunları, yönetmelikleri, tebliğleri, genelgeleri, resmi gazeteyi internet ortamında inceleyip idari ve genel yargı kararlarını ve bunlarla ilgili yayınları takip etmek.

 

10. Müdürlük servislerinin planlı ve programlı bir şekilde çalışmalarını düzenleyerek, personel arasında uyumlu bir işbirliği ortamı kurulmasını sağlamak ve çalışmalarını izlemek, denetlemek.

 

11. Müdürlük personelinin devamı/devamsızlığını izlemek, işçi ve memur maaş puantajlarını hazırlamak, müdürlüğün çalışma konuları ile ilgili kuruluş ve birimlerle işbirliği kurmak.

 

12. Müdürlüğün görev alanlarına giren konular ve yazışmalar ile ilgili kanunlar çerçevesinde kararlar vermek.

 

13. Müdürlük personeli, görev ve çalışmaları yönünden Belediye Başkanlığına ve Başkan Yardımcısına karşı sorumludur. Başkanlık Makamınca, mevzuat hükümlerine uygun verilen diğer görevleri de yapar.

 

 

 

 

 

 

 

GÖREV VE SORUMLUKLAR:

MADDE 7-

1. Belediye meclisi ile ilgili görevleri,

2. Belediye encümeni ile ilgili görevleri,

3. Evlendirme memurluğu ile ilgili görevleri,

4. Asker ailelerine yardım verilmesi ile ilgili görevleri,

5. Genel Evrak birimi ile ilgili görevleri,

6. Kurum Arşivi ile ilgili görevleri,

7. Diğer görevleri.

 

1. Belediye Meclisi ile ilgili görevleri:

 

a) Belediyemiz birimlerinden yasa, tüzük ve yönetmeliklere uygun olarak Belediye

meclisinde görüşülüp karara bağlanmak üzere Belediye Başkanlığından havaleli

evrakları almak, gündem maddesi olarak hazırlayarak Meclis Başkanlığına sunmak ve

gündemin ilanının yapılmasını sağlamak üzere Zabıta Müdürlüğüne göndermek.

 

b) 5393 Sayılı Belediye Kanununun 19. Maddesine göre belediye meclis başkan vekilleri,

belediye meclis katipleri ve belediye yedek meclis katiplerinin seçim zamanlarını takip

etmek, gizli oylama yapılması için oy pusulalarını hazırlamak ve seçimi sonuçlandırmak.

 

c) 5393 Sayılı Belediye Kanununun 20. Maddesine göre meclis toplantı günü meclis gündeminin

başkanlıkça açılması ile meclis konuşmalarını not almak, ses kayıt cihazı ile kayıt altına

alınmasını sağlamak ve meclis kararları ile meclis müzakere zabıtlarını yazmak, katip üyelere

ve meclis başkanına imzalatmak ve bu tutanakları meclis dosyasında saklayarak incelemeye

hazır bulundurmak.

 

d) 5393 Sayılı Belediye Kanununun 21. Maddesine göre belediye başkanı tarafından her ay

belirlenen belediye meclis gündemini meclis üyelerine en az 3 gün önceden taahhütlü posta,

mail ve whatsapp’ tan göndermek.

 

e) 5393 Sayılı Belediye Kanununun 22. Maddesine göre bir önceki meclis toplantı birleşimine ait

meclis kararlarının birer adet fotokopilerinin meclis üyelerine üst yazı ve imza karşılığı olarak

teslim etmek.

 

f) Meclis toplantısı bittikten sonra alınan kararları yazarak meclis başkanına ve meclis katiplerine

imzalatmak. 5393 Sayılı Belediye Kanununun 23. Maddesine göre belediye başkanı tarafından

yeniden görüşülmek üzere meclise iade edilmeyen; imar ve bütçe ile ilgili kararları Büyükşehir

Belediye Başkanlığına 7 gün içinde onaya göndermek, onaydan sonra gelen meclis kararlarının

ilan edilmesi için Zabıta Müdürlüğüne göndermek, bir suretini kendi bünyesinde arşivlemek,

bir suretini de gereği için ilgili müdürlüğe ve Kaymakamlık Makamına göndermek.

 

g) Kesinleşen imar ve bütçe dışındaki kararları 5393 Sayılı Belediye Kanununun 23. Maddesine

göre yürürlüğe girmesi için en geç 7 gün içinde Kaymakamlık Makamına ve ilçemiz halkına

duyurulması için Zabıta Müdürlüğüne göndermek.

 

h) 5393 Sayılı Belediye Kanununun 24. Maddesine göre kanunen zorunlu olarak kurulması

gerekli olan plan ve bütçe komisyonu, imar komisyonu ve diğer ihtisas komisyonlarının

seçimlerinin her yıl yapılmasını takip etmek ve seçimi sonuçlandırmak.

 

 

ı) 5393 Sayılı Belediye Kanununun 29. Maddesine göre belediye meclis başkanı ve meclis

üyelerini meclis toplantılarına devamlılıklarını belirlemek üzere meclis katılım listesini üyelere

imzalatmak ve her ay sonu huzur hakkı ödemeleri için Mali Hizmetler Müdürlüğüne

göndermek.

 

i) 5393 Sayılı Belediye Kanununun 33. Maddesine göre her yıl meclis üyeleri arasından gizli oy

ile oy pusulaları hazırlanarak encümen üyelerinin seçiminin yapılmasını sağlamak.

 

j) Alınan meclis kararlarını meclis karar defterine yazmak ve meclis başkanı ile meclis

katiplerine defteri imzalatmak.

 

2)  Belediye Encümeni ile ilgili görevleri:

 

1. Belediyemiz birimlerinin ilgili konularını Belediye Başkanından havaleli olarak gündem maddesi şeklinde hazırlayarak encümene sunmak.

 

2. 5393 Sayılı Belediye Kanununun 35. Maddesine göre toplanan belediye encümeninin almış olduğu kararları yazmak, arşivlenmesini ve gereği için ilgili müdürlüklere imza karşılığı gönderilmesini sağlamak.

 

3. Encümence alınan kararları encümen karar defterine yazmak, metin haline getirilen kararları encümen başkanı ve üyelere imzalatmak ve ilgili dosyada arşivleyerek saklamak.

 

4. Encümen toplantısına katılan encümen başkanı ve üyelerinin devamlılıklarını belirlemek üzere puantajlarını düzenlemek ve huzur hakkı ödemesi için Mali Hizmetler Müdürlüğüne göndermek.

 

3) Evlendirme Memurluğu ile ilgili görevleri:

 

a) Evlenmek amacıyla müracaat eden çiftlerin Evlendirme Yönetmeliğine göre

hazırlanan Kestel Belediyesi Kamu Hizmetleri Standartları tablosunda ilan edilen

gerekli evrakları istemek, incelemesini yapmak, inceleme sonucunda eksiksiz ve tam

olanların evlilik beyannamesini hazırlayarak imza altına almak ve nikah işlemlerini

gerçekleştirmek.

 

b) Aile cüzdanlarını ve kütük defterlerini yazmak, nikah günü imza altına alınmasını

sağlamak.

 

c) Evliliği gerçekleşen çiftlerin Uluslar arası Aile cüzdanlarını tanzim ederek kendilerine

teslim etmek.

 

d) Evliliği gerçekleşen çiftlerin kütüğe işlenmesi için ilgili mernis bildirimlerini

düzenlemek ve süresi içinde Nüfus Müdürlüğüne göndermek.

 

5. İlçe dışında evlenecek çiftlere evlenme izin belgesi hazırlayarak vermek.

 

6. Evlenme izin belgesi ile yapılan evliliklerde Evlendirme Yönetmeliğinin 22. Maddesine göre gerekli yazışmaları yapmak.

 

7. Kütük defterlerini ve evlenme beyannamelerini birim arşivinde saklamak.

4) Asker Ailelerine Yardım verilmesi ile ilgili görevleri:

 

1. 4109 Sayılı Asker Aile Yardımı Kanunu hükümleri uyarınca muhtaç asker ailesi yardımı talep edenlerin müracaatlarını kabul etmek ve gerekli belgeleri hazırlayarak ilgili yerlere göndermek.

 

2. Muhtaç asker ailesi için başvuran kişilerin nüfus kayıtları farklı yerlerde ise kişinin kayıtlı bulunduğu ilin belediye başkanlığına ve askerlik şubesine araştırma yapılması için resmi yazıları yazmak ve cevaplar geldikten sonra gerekli tahkikatların yapılması amacıyla Zabıta Müdürlüğüne göndermek.

 

3. Muhtaç asker ailesi için oluşturulan dosyadaki evraklar tamamlandıktan sonra karar alınması için Encümen gündemine almak.

 

4. Encümen kararı alındıktan sonra ilgilisine resmi yazı ile bildirmek ve ödeme yapılması için Mali Hizmetler Müdürlüğüne göndermek.

 

5) Genel Evrak Birimi ile ilgili görevleri:

 

1. Belediye Başkanlığına gelen her çeşit dilekçe ve resmi yazı gibi evrakları kabul etmek.

 

2. Elektronik ortamda belediyeye yapılan başvuruların, sürecin başvuru sahibi tarafından izlenebilmesine ve sonucun ilgilisine elektronik ortamda iletilmesine yönelik e-devlet kapsamında, Başkanlık Makamının bilgisi dahilinde bilgi işlem birimi ile birlikte hareket edilmesi.

 

3. Bizzat başvuru sahibince yapılan başvurular esnasında dilekçe ve ekleri incelenir. Kestel Belediyesi Hizmet Standartları Tablosundaki Müdürlüklerce istenilen evraklar eksikse tamamlatılır. Sonradan tespit edilen eksiklikler başvuru sahibine ilgili Müdürlüklerce bildirilir ve eksik evraklar tamamlatılır.

 

4. Başvuru sahibinin evrağına sayı verilerek talebi halinde kendisine alındı belgesi verilir.

 

5. Konusu itibari ile birden çok birimi ilgilendiren yazıların suretleri çoğaltılarak ilgili Müdürlüklere imza karşılığı teslim edilir.

 

6. Tüm yazılar ve özellikle konusu itibari ile günlü ve ivedi yazıların ilgili Müdürlüklere aynı gün verilmesi sağlanır.

 

7. Gizli dereceli yazılar ile ilgili işlemler gizli evraklar yönetmeliği çerçevesinde gerçekleştirilir.

 

8. Standart dosya planı çerçevesinde konu kodu ve sayısı bilgisayar ortamındaki veri tabanına girilir. Cevaplanacak olan evraklara cevap süresi olarak 1-30 gün arasında süre verilerek ilgili Müdürlüğe havalesi yapılır.

 

9. Gelen tüm evraklar ekleri ile birlikte taraması gerçekleştirilerek kaydedilir.

 

10. Gelen tüm evraklar zimmet defteri ile imza karşılığı ilgili Müdürlüklere teslim edilir.

 

 

11. Yıl sonunda gelen giden evrak defterlerinin dökümleri alınarak ciltlemesi, mühür işlemleri ve arşivlemesi yapılır.

 

12. Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) ile dış kurumlardan gelen evraklara sayı verilerek ilgili birimlere havalesi yapılır.

 

13. Belediyemiz Müdürlüklerinin Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) üzerinden dış kurumlara göndermiş oldukları evraklara postalama işlemi ve e-imza ile gönderme işlemi yapılır.

 

6) Kurum Arşivi ile ilgili görevleri:

 

1. Arşivlik malzemenin korunması, birim ve kurum arşivlerinde saklanması, gizliliği ve kurum arşivinden yararlanma işlemleri yürütülür.

 

2. Müdürlüklerin birim arşivleri ile ilgili işlemlerini düzenleme ve korunması ile ilgili bilgi verilir.

 

3. Kurum arşivi ile ilgili düzenleme işlemlerini yürütür.

 

4. Ayıklama ve imha işlemlerini yürütür.

 

5. Ayıklama ve imha komisyonunda görev alır.

 

6. Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü ile gerekli yazışmaları yapar.

 

7. Devlet Arşiv Hizmetleri Yönetmeliği ve Belediye Meclisinin 01/11/2011 tarih ve 226 Sayılı Kararı ile kabul edilen Kestel Belediyesi Arşiv Hizmetleri Yönetmeliği çerçevesinde işlemleri yürütür.

 

8) Diğer Görevleri:

 

a) Konusu itibari ile birden çok birimi ilgilendiren yazıların birer fotokopisini bilgi için tüm

müdürlüklere imza karşılığı teslim edilmesini sağlamak.

 

b) Giden resmi yazıları zimmet defterine kayıt ederek ulaşacağı kamu kurumu, kuruluşları,

şahıs ve meclis üyelerine titizlikle teslim edilmesini sağlamak.

 

c) Aylık olarak takip edilen yazışmaları yaparak ilgili kurumlara iletilmesini sağlamak.

 

d) Gizlilik dereceli yazıları gizli kayıt defterine işlemek ve ilgili müdürlüğe gizlilik kuralları

çerçevesinde iletilmesini sağlamak.

 

e) Posta ile gönderilecek olan adi ve taahhütlü postaları posta zimmet defterine işlemek,

resmi posta pullarını ve barkotlarını yapıştırmak ve Postaneye teslim edilmesini

sağlamak.

 

f) Kardeş şehir ile ilgili yazışmaları takip etmek ve kardeş şehir dosyasında muhafaza

etmek.

 

7. Meclis Üyeleri ve Başkanın yurtdışı görevleri ile ilgili Valilik yazışmalarını ve görev

Pasaport işlemlerini takip edip sonuçlandırmak.

 

8. Posta yoluyla gelen tüm adi ve taahhütlü postaları kabul etmek, havalesinin yapılması için Başkanlık Makamına sunmak.

 

9. Belediye Başkanlığı tarafından verilen yazışmaları yapmak ve ilgili dosyalarda

muhafaza etmek.

 

10. Yazı İşleri Servisi ve ilgili birimlerine ait puantajları düzenleyerek İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğüne göndermek.

 

11. Birim faaliyet raporunu düzenleyerek Başkanlık Makamına göndermek.

 

12. İç kontrol ve performans programı ile ilgili çalışmaları yürütmek.

 

 

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Yürürlük ve Yürütme

 

ORTAK HÜKÜMLER:

 

MADDE 9- Yazı İşleri Müdürlüğü ve bağlı tüm birimlerdeki personel;

1) Kanun, Tüzük, Yönetmelik, Genel emirler ve diğer mevzuatlara uygun olarak verilecek her türlü görevleri zamanında ve eksiksiz olarak yerine getirir.

 

2) Hizmetlerimiz en kısa sürede, doğru şekilde sonuçlandırılır ve tüm personel ile her vatandaşa eşit şekilde sunulur.

 

3) Herhangi bir nedenle görevlerinden ayrılan personel; korumak ve saklamakla görevli evrakı kendisinden sonra göreve başlayan personele devretmedikçe görevinden ayrılamaz ve yine herhangi bir nedenle görevlerinden ayrılan personel; üzerinde kayıtlı zimmetleri görevli yetkili personele devretmedikçe görevinden ayrılamaz.

 

4) Belediye hizmetlerinde; hesap verebilirlik ilkesine uygun hareket edilir, uygulamalarda adaletli olmaya, kaynakların kullanımında etkili ve verimli olmaya çalışır.

 

 

YÜRÜRLÜK :

MADDE 10- Bu Yönetmelik hükümlerinin yürürlüğe girmesi ile birlikte daha önce yürürlükte olan Yazı İşleri Görev, Yetki, Sorumluluk ve Çalışma Yönetmeliği yürürlükten kaldırılmıştır.

 

 

MADDE 11- Bu Yönetmelik hükümleri 5393 Sayılı Belediye Kanununun 18/m Maddesi gereği Kestel Belediye Meclisinde kabul edilmesini müteakip ilan edildiği tarihte yürürlüğe girer.

 

 

YÜRÜTME:

MADDE 12- Bu Yönetmelik hükümlerini Kestel Belediye Başkanı yürütür.