KESTEL BELEDİYE BAŞKANLIĞI
YAZI İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜ
Görev, Yetki ve Sorumlulukları ile
Çalışma Usul ve Esaslarına Dair Yönetmelik
BİRİNCİ BÖLÜM
Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar
Amaç
Madde 1-Bu yönetmelik Kestel Belediyesi Yazı İşleri Müdürlüğünün kuruluş, görev ve çalışma esaslarını düzenler.
Kapsam:
Madde 2-Bu yönetmelik Yazı İşleri Müdürlüğünün kuruluş, teşkilatlanma, görev ve çalışma düzenine ilişkin ilke ve kuralları ile personelin görev, yetki yükümlülükleri ile ilgili işlemlerin yürütülmesindeki usul ve esasları kapsar.
Dayanak
Madde 3-
- a) Bu yönetmelik; Anayasanın 124’üncü maddesi, “Cumhurbaşkanı, bakanlıklar ve kamu tüzel kişileri, kendi görev alanlarını ilgilendiren kanunların ve Cumhurbaşkanlığı Kararnamelerinin uygulanmasını bağlamak üzere ve bunlara aykırı olmamak şartıyla yönetmelikler çıkarabilirler.” hükmü doğrultusunda; belediye ve Bağlı Kuruluşları ile Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke ve Standartlarına Dair Yönetmelik, 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu ve 5393 sayılı Belediye Kanunu 15. maddesinin (b) bendine dayanılarak hazırlanmıştır.
b)Yazı İşleri Müdürlüğü iş ve işlemlerinde; 5393 sayılı Belediye Kanunu, 5216 sayılı Büyükşehir Belediye Kanunu, 5018 sayılı Kamu Mali Yönetim ve Kontrol Kanunu, 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu, 5502 sayılı Sosyal Güvenlik Kurumu Kanunu, 5510 sayılı Sosyal Sigortalar Kanunu ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu, 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu ve tüm bu yasaların bağlı ikincil ve üçüncül mevzuat düzenlemelerini ve diğer ilgili mer’i yasa ve yönetmeliklerin verdiği yetkilere dayanarak; Görev ve hizmetlerini yerine getirme hususunda yetkili ve sorumludurlar.
Tanımlar
Madde 4-Bu Yönetmelikte adı geçen;
a)Belediye : Kestel Belediyesini,
b)Başkanlık : Kestel Belediye Başkanlığını,
c)Başkan : Kestel Belediye Başkanını,
ç)Başkan Yardımcısı : Müdürlüğün bağlı olduğu Başkan Yardımcısını,
d)Belediye Meclisi : Kestel Belediye Meclisini,
e)Belediye Encümeni : Kestel Belediye Encümenini,
f)Müdürlük : Kestel Belediyesi Yazı İşleri Müdürlüğünü,
g)Müdür : Kestel Belediyesi Yazı İşleri Müdürünü,
ğ)Uzman : Kestel Belediyesi Yazı İşleri Müdürlüğünün kadrolu uzmanını,
h)Şef : Kestel Belediyesi Yazı İşleri Müdürlüğünün kadrolu şefini,
ı)Memur : Kestel Belediyesi Yazı İşleri Müdürlüğündeki memurları,
i)Personel : Kestel Belediyesi Yazı İşleri Müdürlüğüne bağlı çalışanların tümünü,
j)Harcama Yetkilisi : Bütçeyle ödenek tahsis edilen her bir harcama biriminin en üst yöneticisini,
k)Gerçekleştirme Görevlisi : 5018 sayılı kanun çerçevesinde yapmaları gerekli iş ve işlemleri yapan ile İhale sürecini işleten personeli, (Harcama yetkilileri, yardımcıları veya hiyerarşik olarak kendisine en yakın üst kademe yöneticileri arasında görevlendirilen personeli),
l)Yönetmelik : Yazı İşleri Müdürlüğü Çalışma Usul ve Esasları Yönetmeliğini, ifade eder.
Temel ilkeler;
Madde 5- Kestel Belediye Başkanlığı Yazı İşleri Müdürlüğü Kestel’in kentsel gelişim ve Kestel halkının eşitlik duygusuyla çağdaş yaşam kalitesini artırmak, özgün bir kimlik oluşturarak insan odaklı dünya kenti haline gelme misyonu; Belediyecilikte kurumsal kimliği ve geleneği olan şeffaf katılımcılığı ön planda tutan hizmette dünya standartlarını aşmış insan odaklı olma vizyonuyla aşağıda belirtilen temel ilkelere göre çalışmalarını yürütür.
1)Kentlilik bilinci ve aidiyet duygusunu güçlendirmek.
2) Farklı dokulara saygı duyan ve birlikte yaşama kültürünü sahiplenen bir hizmet sunmak.
3) Dayanışma ve yardımlaşma kültürüne sahip olmak.
4) Birlik ve beraberlik ruhu güçlü olan bir topluma önem veren hizmet sunmak.
5) Kültür, sanat ve sporu yaşamın vazgeçilmezi haline getirmek.
6) Her yaşta eğitimi desteklemek.
7) Her yaştaki bireyin sağlık hizmetlerinden faydalanmasına katkı sağlayan yönetim anlayışı sağlamak.
8) Çevreye duyarlı ve çevre bilinci yüksek bir hizmet sunmak.
9) Koruyucu ve önleyici sağlık hizmetleri ile sağlıklı bir kentin devamlılığını esas almak.
10) Kestel’in ihtiyaç ve taleplerine planlı ve projeli çalışmalarla uzun vadede çözümler sunmak.
11) Herkes için ulaşılabilir ve erişilebilir hizmet üretmek.
12) Altyapısı, büyüme dinamikleri ve kentli refahı doğrultusunda tamamlanan hizmet sağlamak.
13) Kent güvenliğini ön plana çıkarmak.
14) Doğal hayatı ve çevresel değerleri koruma bilincine sahip hizmet anlayışı sunmak.
15) Sosyal, kültürel ve sportif tesisleriyle halka hizmet etmek.
16) Engelsiz bir kent için yaşanılabilir alanları ve altyapıyı desteklemek.
17) Toplumun talep ve tercihlerine odaklı hizmet anlayışına sahip olmak.
18) Hizmetlerin yürütülmesinde hakkaniyeti benimseyen yönetim anlayışı sunmak.
19) Gelenek, inanç, tercih ve yaşam biçimlerine saygılı olmak.
20) Sosyal dayanışma ve yardımlaşmayı gözeten bir hizmet sunmak.
21)Belediye hizmetlerinin planlanmasında ve sunulmasında katılımcı ve tarafsız bir yönetim anlayışına sahip olmak.
22)Belirlenen hedeflere zamanında ulaşmayı amaçlayan yönetim anlayışına sahip bir hizmet sunmak.
23) Sürdürülebilir, verimli ve etkin hizmet anlayışına sahip olmak.
24) Kaynak kullanımında tasarruf ve verimliliği esas alan yönetim anlayışına sahip bir hizmet sunmak.
İKİNCİ BÖLÜM
Kuruluş ve Teşkilat
Kuruluş;
Madde 6- (1)- Kestel Belediyesi Yazı İşleri Müdürlüğü 5393 sayılı Belediye Kanunu’nun 48’inci maddesinde ifade edildiği amir hükmü dikkate alınarak 22.02.2007 tarih ve 26442 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe giren Belediye ve Bağlı Kuruluşları ile Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro ilke ve standartlarına uygun olarak kurulan birim müdürlüklerindendir.
(2)- Kestel Belediyesi Yazı İşleri Müdürlüğü; Yazı İşleri Servisi, Evlendirme Memurluğu, Genel Evrak Servisi ve Kurum Arşivi olmak üzere birim ve bunların alt birimlerinden oluşmaktadır.
Teşkilat;
Madde 7-(1)-Yazı İşleri Müdürlüğü Müdürlüğünün Teşkilat yapısı aşağıda belirtilen şekildedir.
- a) Müdür
- b) Uzman
- c) Şef
ç) Memur
- d) İşçi
- e) Diğer Personel
(2)-Yazı İşleri Müdürlüğü; üst yönetici olarak Belediye Başkanına veya Başkanının görevlendirdiği ve yetki verdiği Başkan Yardımcısına bağlı olarak çalışmalarını sürdürür. Müdürlüğün organizasyon şemasındaki yatay ve dikey hiyerarşik yapılanma; müdürün teklifi, ilgili Başkan Yardımcısının uygun görüşü ve Belediye Başkanının onayıyla oluşur ve yürürlüğe girer. Belediye Başkanı organizasyon yapısını re’sen değiştirmeye yetkilidir. Yazı İşleri Müdürü hizmet gereklerine uygun olarak birimlerin yapısı, çalıştırılacak personelin dağılımı ve yapılacak işlerle ilgili düzenlemeleri ve işlemleri mevzuat çerçevesinde yapar.
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
Personelin Nitelikleri, Görev, Yetki ve Sorumlulukları
Personelin unvan ve nitelikleri;
Madde 8-Yazı İşleri Müdürlüğüne atanacak personelin unvan ve nitelikleri aşağıdaki gibidir.
a)Yazı İşleri Müdürü: 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu’nun ilgili maddelerinde öngörülen hükümleri ile “İl Özel İdareleri Belediyeler ve İl Özel İdareleri ve Belediyelerin kurdukları birlik, müessese ve işletmeler ile bunlara bağlı döner sermayeli kuruluşlardaki Memurların Görevde Yükselme ve Unvan Değişikliği Esaslarına Dair Yönetmelik” hükümleri doğrultusunda atanır,
- b) Uzman: 657 sayılı Kanun’un atamaya ilişkin maddelerinde öngörülen ilkeler ve “İl Özel İdareleri, Belediyeler ve İl Özel İdareleri ve Belediyelerin kurdukları birlik, müessese ve işletmeler ile bunlara bağlı döner sermayeli kuruluşlardaki Memurların Görevde Yükselme ve Unvan Değişikliği Esaslarına Dair Yönetmelik” hükümleri doğrultusunda atanır,
- c) Şef: 657 sayılı Kanun’un atamaya ilişkin maddelerinde öngörülen ilkeler ve “İl Özel İdareleri, Belediyeler ve İl Özel İdareleri ve Belediyelerin kurdukları birlik, müessese ve işletmeler ile bunlara bağlı döner sermayeli kuruluşlardaki Memurların Görevde Yükselme ve Unvan Değişikliği Esaslarına Dair Yönetmelik” hükümleri doğrultusunda atanır,
ç) Memurlar: KPSS sınavı ile 657 sayılı Kanun’un atamaya ilişkin maddelerinde öngörülen ilkeler doğrultusunda atanır,
d)Sözleşmeli Personel: 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu’nun 4/b maddesi ile 5393 sayılı Yasa’nın 49’uncu maddesine göre kadro karşılığı gösterilmek ve sözleşme yapılmak suretiyle çalıştırılır.
- e) İşçiler: Kamu Kurum ve Kuruluşlarının Daimi Kadrolarına İlk Defa İşçi Olarak Alınacaklar Hakkında Uygulanacak Sınav Yönetmeliği hükümlerine göre atanır.
Müdürlüğün görevleri;
Madde 9-Belediye Başkanının ve diğer üst yönetimin belirleyeceği esaslar kapsamında; stratejik plan, bu plana uygun yıllık performans programı ve bu programa uygun bütçesinin ve faaliyet raporlarının değerlendirmesine esas olacak rapor ve istatistiklerin oluşturulması; Süreç analizleri, uygulamaya ilişkin değerlendirme ve sonuçlar üretilerek, amaç ve hedeflere ulaşmadaki sapmalar belirlenerek, tedbirlerin alınması, uygulamaya geçilmesi çalışmalarını yürütmek ve bütçeyi, etkili, ekonomik, verimli kullanmak olup; Belediye Başkanının yasalara uygun olan emir, onay ve görüşünü dikkate alarak aşağıdaki görevleri yapar;
1-Müdürlüğün faaliyet konularına ilişkin mevzuatı takip etmek ve mevzuatın gereklerini süresi içerisinde yerine getirmek.
2-Müdürlüğün diğer idareler nezdinde takibi gereken iş ve işlemlerini yürütmek ve sonuçlandırmak.
3-Resmi Yazışma kuralları çerçevesinde ilgili yazışmaları yapmak.
4-Müdürlüğün stratejik planlarının, performans programlarının, bütçe taslağının ve faaliyet raporlarının hazırlanmasını sağlamak.
5-Belediyede Kamu İç Kontrol Standartlarının yerine getirilmesi için gerekli çalışmaları yapmak.
6-Müdürlüğe gelen yazı ve dilekçeleri 3071 sayılı kanun gereği cevaplamak.
7-Başkan ya da ilgili Başkan Yardımcısının bilgisi ve onayıyla, 4982 sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu çerçevesinde, istisnalar dışındaki bilgi ve belgeleri başvuru sahibinin bilgisine sunmak.
8-4734 sayılı Kamu İhale Kanunu kapsamında; müdürlüğün ihtiyacı olan her türlü mal alımı, hizmet alımı ile yapım işlerinin hak edişlerini düzenlemek, kabullerini yaparak sonuçlandırmak.
9-Belediyenin orta ve uzun vadeli stratejilerini ve politikalarını belirlemek, amaçlarını oluşturmak üzere gerekli çalışmaları yapmak.
10-Belediyenin karar organları olan Meclis ve Encümen çalışmaları, 5393 sayılı Belediye Kanunu Hükümleri çerçevesinde yasalara uygun ve düzenli bir şekilde yapılmasını sağlayarak karar alınması süreçlerindeki işlemleri yürütmek.
11-Kanunları, yönetmelikleri, tebliğleri, genelgeleri, resmi gazeteyi internet ortamında inceleyip idari ve genel yargı kararlarını ve bunlarla ilgili yayınları takip etmek.
12-Belediyemizin gelen ve giden evrak işlemlerinin etkin ve düzenli bir şekilde yönetilmesini sağlamak.
13-Posta yoluyla gelen talep ve şikâyetler, kamu kurum ve kuruluşlardan elektronik ortamda veya diğer şekillerde gelen resmi evrakların mevzuat hükümleri gereği incelenmesi ve doğrulanması, uygun olmayanların iadesi, ilgili müdürlüklere havale edilmesi, konularına göre tasnif edilmesi, taranması, zimmet karşılığı teslim edilmesi iş ve işlemlerini yürütmek.
14-Kuruma iletilen gizli evrakları açmak, değerlendirmek, değerlendirme sonrası ilgili müdürlük/kişiye uygun usul ve esaslarla yönlendirmek.
15-Evlendirme işlemlerini yürütmek.
16-Müdürlük personelinin devamı/devamsızlığını izlemek, işçi ve memur maaş puantajlarını hazırlamak.
17-Meclis Üyelerinin huzur haklarına yönelik olarak; her ay katıldıkları meclis ve komisyon toplantılarının tespitini yapmak ve huzur hakkı ücretlerinin ödenmesini sağlamak.
18-Resmi mühürler ile ilgili işlemleri yapmak.
19-Belediyemiz ile kardeş şehir olmak isteyen ve Belediyemiz tarafından kardeş şehir olunmak istenen Belediyelerle ilgili Meclis Kararı alınmasını sağlamak.
20-Kayıt kapsamına giren arşiv malzemelerinin tasniflenmesine, saklanmasına, korunmasına, kayıtlarının tutulmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyenlerin imha edilmesine ilişkin faaliyetlerin gerçekleştirilmesini sağlamak.
21-Başkanlık Makamınca, mevzuat hükümlerine uygun verilen diğer görevleri de yapmak.
Yazı İşleri Servisinin Görevleri;
1)Belediye Meclisi İle İlgili Görevleri;
a-Belediyemiz birimlerinden yasa, tüzük ve yönetmeliklere uygun olarak Belediye meclisinde görüşülüp karara bağlanmak üzere Belediye Başkanlığından havaleli evrakları almak, gündem maddesi olarak hazırlayarak Meclis Başkanlığına sunmak ve gündemin ilan panosunda yayınlanmasını sağlamak.
b-5393 sayılı Belediye Kanunu’nun 19. maddesine göre belediye meclis başkan vekilleri, belediye meclis kâtipleri ve belediye yedek meclis kâtiplerinin seçim zamanlarını takip etmek, gizli oylama yapılması için oy pusulalarını hazırlamak ve seçimi sonuçlandırmak.
c-5393 sayılı Belediye Kanunu’nun 20. maddesine göre meclis toplantı günü meclis gündeminin başkanlıkça açılması ile meclis konuşmalarını not almak, ses kayıt cihazı ile kayıt altına alınmasını sağlamak ve meclis kararları ile meclis müzakere zabıtlarını yazmak, katip üyelere ve meclis başkanına imzalatmak ve bu tutanakları meclis dosyasında saklayarak incelemeye hazır bulundurmak.
ç-5393 sayılı Belediye Kanunu’nun 21. maddesine göre belediye başkanı tarafından her ay belirlenen belediye meclis gündemini meclis üyelerine göndermek.
d-5393 sayılı Belediye Kanunu’nun 22. maddesine göre bir önceki meclis toplantı birleşimine ait meclis karar fotokopilerini meclis üyelerine üst yazı ve imza karşılığı olarak teslim etmek.
e-5393 sayılı Belediye Kanunu’nun 23. maddesine göre belediye başkanı tarafından yeniden görüşülmek üzere meclise iade edilmeyen; imar ve bütçe ile ilgili kararları Büyükşehir Belediye Başkanlığına 7 gün içinde onaya göndermek, onaydan sonra gelen meclis kararlarının ilan edilmesi için Zabıta Müdürlüğüne göndermek, bir suretini kendi bünyesinde arşivlemek, bir suretini de gereği için ilgili müdürlüğe ve Kaymakamlık Makamına göndermek.
f-Kesinleşen imar ve bütçe dışındaki kararları 5393 sayılı Belediye Kanunu’nun 23. maddesine göre yürürlüğe girmesi için en geç 7 gün içinde Kaymakamlık Makamına ve meclis karar özetlerinin ilçemiz halkına duyurulması için Zabıta Müdürlüğüne göndermek.
g-5393 sayılı Belediye Kanunu’nun 24. maddesine göre kanunen zorunlu olarak kurulması gerekli olan plan ve bütçe komisyonu, imar komisyonu ve diğer ihtisas komisyon seçimlerinin her yıl yapılmasını takip etmek ve seçimi sonuçlandırmak.
ğ-5393 sayılı Belediye Kanunu’nun 29. maddesine göre belediye meclis başkanı ve meclis üyelerini meclis toplantılarına devamlılıklarını belirlemek üzere meclis katılım listesini üyelere imzalatmak ve her ay sonu huzur hakkı ödemeleri için Mali Hizmetler Müdürlüğüne göndermek.
h-5393 sayılı Belediye Kanunu’nun 33. maddesine göre her yıl meclis üyeleri arasından gizli oy ile encümen üyelerinin seçiminin yapılmasını sağlamak.
ı-Büyükşehir Belediye Meclisinde görüşülen ve karara bağlanan imar ve bütçe kararlarını kuruma geldikten sonra ilgili müdürlüğe ve Kaymakamlık Makamına dağıtımını yapmak.
2) Belediye Encümeni İle İlgili Görevleri;
a-Belediye Başkanı tarafından Encümene havale edilen evrakları teslim almak.
b-Encümene havale edilen evrakların mevzuatta belirlenen süre içerisinde görüşülmesini sağlamak için Encümen gündemini hazırlamak ve Başkanın onayına sunmak, onaylanan gündemi çoğaltarak bir gün öncesinden Encümen Üyelerine iletmek.
c-Encümen salonu ve görevlilerinin organizesini yapmak ve toplantıların sağlıklı bir şekilde gerçekleşmesini sağlamak.
ç-Encümence verilen kararların encümen karar defterine yazılmasını ve toplantı sonunda encümen başkanı, üyeler tarafından imzalanmasını sağlamak.
d-Encümen kararına katılmayan üyelerin (şerh düşen) gerekçelerini karar metnine ve karar defterine aynen yazılmasını sağlamak.
e-Encümen üyelerinin toplantılara katılıp katılmadıklarının tespitini yapmak.
f-Seçilmiş üyelerden toplantıya katılmayanların mazeret gerekçelerinin yazılmasını sağlamak.
g-İmza işlemleri tamamlanan kararları gecikmeden ilgili birimlere göndermek.
ğ-Encümen kararlarını dosyalar halinde arşivlemek.
h-İlgililerin yazılı talebi halinde, Encümen kararlarının “Aslı gibidir” onayı yapılmış nüshalarını ilgili kişi ve kurumlara vermek.
ı-Encümen üyelerinin huzur haklarına yönelik olarak; her ay katıldıkları Encümen toplantılarının tespitini yapmak.
3) Diğer Görevler;
a-Belediye Başkanlığı tarafından verilen yazışmaları yapmak.
b-Aylık olarak takip edilen yazışmaları yaparak ilgili kurumlara iletilmesini sağlamak.
c-Gizlilik dereceli yazıları gizli kayıt defterine işlemek ve ilgili müdürlüğe gizlilik kuralları çerçevesinde iletilmesini sağlamak.
ç-Posta ile gönderilecek olan adi ve taahhütlü postaları posta zimmet defterine işlemek, resmi posta pullarını ve barkotlarını yapıştırmak ve Ptt Müdürlüğüne teslim edilmesini sağlamak.
d-Belediyeye iade edilen iadeli taahhütlü zarfların ilgili makam ve müdürlüklere ulaştırılmasını sağlamak.
e-Kardeş şehir ile ilgili yazışmaları takip etmek ve kardeş şehir dosyasında muhafaza etmek.
f-Resmi mühürler ile ilgili işlemleri yapmak ve takip etmek.
g-Meclis Üyeleri ve Başkanın yurtdışı görevleri ile ilgili gerekli yazışmaları ve görev pasaportu işlemlerini takip ederek sonuçlandırmak.
ğ-Meclis Üyelerinin huzur haklarına yönelik olarak; her ay katıldıkları meclis ve komisyon toplantılarının tespitini yapmak ve huzur hakkı ücretlerinin ödenmesini sağlamak.
h-Yazı İşleri Servisi ve ilgili birimlerine ait puantajları düzenleyerek İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğüne göndermek.
ı-Stratejik Plan, Performans Programı ve Müdürlük Bütçesini hazırlayarak izleme ve takibini yapmak.
i-Birim faaliyet raporunu düzenleyerek Başkanlık Makamına sunmak.
k-Müdürlüğe ait Kamu İç Kontrol Standartlarının yerine getirilmesi için gerekli çalışmaları yapmak.
Genel Evrak Servisinin Görevleri;
1-Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) üzerinden, Belediyeye posta yoluyla veya elden gelen evrakların kayıtlarını yaparak, evrağın içeriğine göre ilgili Müdürlüğüne havalesini yapmak.
2-Fiziki evrak başvurularında dilekçe eklerini incelemek eksiklerin tamamlanması konusunda bilgilendirmek.
3-Müdürlüklerden, Resmi Kurum ve Kuruluşlara, gerçek ya da tüzel kişilere gönderilecek evraklara postalama ve e-imza ile gönderme işlemi yapmak.
4-Belediyeye gelen evrak ile Belediyeden giden evrakların kayıtlarının, Belediyece kullanılan yazılım programına uygun olarak elektronik ortamda tutulmasını sağlamak.
5-Konusu itibari ile birden çok birimi ilgilendiren yazıların suretlerini çoğaltarak ilgili Müdürlüklere imza karşılığı teslim etmek.
6-Yıl sonunda gelen-giden evrak dökümleri alınarak ciltlenmesi, mühür işlemleri ve arşivlenmesini yapmak.
7-Gizli dereceli yazılar ile ilgili işlemleri gizli evraklar yönetmeliği çerçevesinde gerçekleştirmek.
Evlendirme Memurluğunun Görevleri;
1-Evlenmek amacıyla müracaat eden çiftlerin Evlendirme Yönetmeliğine göre hazırlanan Kestel Belediyesi Kamu Hizmetleri Standartları tablosunda ilan edilen gerekli evrakları istemek, incelemesini yapmak, inceleme sonucunda eksiksiz ve tam olanların evlilik beyannamesini hazırlayarak imza altına almak ve nikâh işlemlerini gerçekleştirmek.
2-Aile cüzdanlarını ve kütük defterlerini yazmak, nikâh günü imza altına alınmasını sağlamak.
3-Evliliği gerçekleşen çiftlerin Uluslar arası Aile cüzdanlarını tanzim ederek kendilerine teslim etmek.
4-Evliliği gerçekleşen çiftlerin kps üzerinden mernis kayıtlarını oluşturarak nüfus kütüklerine tescil etmek ve yasal süresi içinde ilgili Nüfus Müdürlüğüne göndermek. Ayrıca her iki tarafın yabancı olması durumunda bu evrakları Nüfus Müdürlüğüne elden ulaşımını sağlamak.
5-Yabancı uyruklu kişilerin evlenme müracaatlarında yabancı ülke makamlarından alınan doğum belgesi, bekarlık belgesi, evlenme ehliyet belgesi, apostil, konsolosluk onayı, tercüme gibi belgelerin uluslar arası sözleşmelere ve mevzuata uygunluğunu denetleyerek işlemleri yürütmek.
6-Eşlerin mal beyanı ve soyadı kullanımına ilişkin beyan ve dilekçelerini alarak, yasal çerçevede tescil işlemlerini gerçekleştirmek.
7-Belediye Meclisi tarafından belirlenen gelir tarifesine göre nikâh ücretlerinin tahakkuk işlemini gerçekleştirmek ve tahsilât takibini ilgili birimlerle koordineli bir şekilde yürütmek.
8-İlçe dışında evlenecek çiftlere evlenme izin belgesi hazırlayarak vermek.
9-Evlenme izin belgesi ile yapılan evliliklerde Evlendirme Yönetmeliğinin 22. maddesine göre gerekli yazışmaları yapmak.
10-Kütük defterlerini ve evlenme beyannamelerini birim arşivinde saklamak.
Kurum Arşivinin Görevleri;
1-Arşivlik malzemeyi korumak, birim ve kurum arşivlerinde saklamak, gizlilik ve kurum arşivinden yararlanma işlemlerini yürütmek.
2-Kurum arşivi ile ilgili düzenleme işlemlerini yürütmek.
3-Ayıklama ve imha işlemlerini yürütmek.
4-Ayıklama ve imha komisyonunda görev almak.
5-Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü ile gerekli yazışmaları yapmak.
6-Devlet Arşiv Hizmetleri Yönetmeliği ve Belediye Meclisinin 01.11.2011 tarih ve 226 sayılı Kararı ile kabul edilen Kestel Belediyesi Arşiv Hizmetleri Yönetmeliği çerçevesinde işlemleri yürütmek.
Müdürün sorumluluğu;
Madde 10-Müdürlük bünyesinde görev yapan müdürün sorumlulukları aşağıda belirtildiği gibidir.
- a) Müdürlüğün ve müdür olarak görev alanlarına giren konulardaki iş ve işlemlerin hukuka ve belediye mevzuatına uygun olarak yürütülmesinde;
1) Belediye başkanına ve bağlı bulunduğu başkan yardımcısına,
2) Başkanın bilgisi dahilinde belediye meclisinin ilgili ihtisas komisyonlarına,
3) Gerektiğinde belediye encümenine,
4) Kolektif çalışma gerektiren konularda; çalışmanın öznesi durumundaki müdürlüklere veya müdürlere ya da kurullara karşı sorumludur.
- b) Müdürlüğün ve müdür olarak kendilerinin görev alanlarına giren konulardaki iş ve işlemlerin hukuka ve belediye mevzuatına uygunluğunun denetlenmesi sürecinde, başkanlık makamını bilgilendirmek kaydıyla;
1) Sayıştay’a,
2) İlgili bakanlıkların denetim organlarına,
3) Belediye meclisinin denetim komisyonuna,
4) İç denetim organlarına, gerekli bilgi ve belgeleri zamanında ve eksiksiz olarak ulaştırmakla sorumludur.
- c) Başkanlık makamını bilgilendirmek kaydıyla; adli ya da idari inceleme ve soruşturma aşamasında, adli ya da idari inceleme ve soruşturmayı yürüten organlara gerekli bilgi ve belgeleri zamanında ve eksiksiz olarak ulaştırmakla sorumludur.
Müdürün görev ve yetkileri;
Madde 11-Yazı İşleri Müdürü görev ve hizmetlerinden dolayı doğrudan Belediye Başkanını ve bağlı bulunduğu Başkan Yardımcısına karşı sorumlu olup;
1)Yazı İşleri Müdürlüğünü temsil etmek,
2)Belediye Başkanı’nın gözetimi ve denetimi altında, mer’i mevzuat gereği Müdürlüğün; sevk ve idaresini, organize edilmesini, gerektiğinde reorganize edilmesini, kadrolar arasında görevlerin dağıtılmasını, iş ve işlemlerin yeniden tanzimine ilişkin dâhili düzenlemeleri yapmak,
3) Stratejik planlamaya uygun bütçe hazırlamak ve en ekonomik şekilde kullanmayı sağlamak,
4) Harcama yetkilisi olarak 5018 sayılı Yasa’da belirlenmiş iş ve işlemleri gerçekleştirmek,
5) İhale yetkilisi olarak ilgili yasada belirlenen iş ve işlemlerin gerçekleştirilmesini sağlamak,
6) Yazı İşleri Müdürlüğünün Tahakkuk Amiri, Harcama Yetkilisi ve Müdürlük personelinin 1. Sicil ve Disiplin amiridir.
7) Müdürlüğün gider bütçe taslağını hazırlamak,
8) Başkanlığın amaçlarını ve genel politikalarını kendi uğraş alanlarını ilgilendirdiği derecede bilmek, genel politikaların uygulanmasını devamlı olarak izlemek, amaçlara uygunluğunu araştırmak, genel politikalarda yapılması gerekli değişiklikleri bildirmek,
9) Müdürlüğü için, Başkanlığın gayeleri, politikaları, bütçeleri ile uyumlu hedefler, planlar, programlar geliştirmek ve verilen sorumluluğa göre icraat yapmak, görev alanı içinde bulunan faaliyetler ile ilgili uzun, orta ve kısa vadeli planlar hazırlamak, planların uygunluk ve yeterliliğini devamlı olarak izlemek, gerektiğinde düzeltmeye yönelik tedbirleri almak,
10) Birimindeki personelin seçimi, istihdamı, atanma işlemlerini statü değişikliklerini Başkanlığın personel politika ve usulleri çerçevesinde kontrol etmek ve düzenlemek,
11)Temsil ettiği müdürlüğün görev alanına giren tüm iş ve işlemlerin; ilgili mevzuata ve yönetmelikte belirlenen ilkelere uygun olarak yürütülmesini sağlamak,
12)Personeli, ekipmanı ve müdürlüğün sahip olduğu bilgi ve kaynakları; etkili, verimli ve ekonomik bir şekilde sevk ve idare etmek,
13)Birimler arasında koordinasyonu ve çalışma huzurunu sağlamak,
14)Müdürlüğün iş ve işlemleriyle ilgili gerekli denetimleri yapmak,
15)Görevlerini yerine getirmeyen ve talimatlara uymayan personel hakkında disiplin sürecini başlatmak,
16) Taşınır Kayıt ve Kontrol Yetkililerini belirlemek ve görevlendirmek,
17)5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu çerçevesinde;
- a) Müdürlüğün stratejik planlarının, performans programlarının, bütçe taslağının ve faaliyet raporlarının hazırlanmasını sağlamak,
- b) Bütçe ödeneklerinin amacına uygun olarak usulünce kullanılmasını sağlamak,
- c) Yıl içerisinde giderlerin izlemesini yaparak, bütçe hedeflerinin gerçekleşmesini sağlamaya çalışmak,
18)Müdürlüğün görev alanına giren konularla ilgili; kanunları, kararnameleri, yönetmelikleri, genelgeleri, tebliğleri, yargı kararlarını, meclis kararlarını ve ilgili diğer meslek Kuruluşlarının mevzuatını ve yayınlarını takip etmek, bu konularda müdürlük personelinin bilgilenmesini ve eğitilmesini sağlamak,
19)Personellerin sevk ve idaresiyle ilgili olarak;
- a) Müdürlük personeli arasında görev bölümü yapmak,
- b) Çalışma koşullarını iyileştirmek,
- c) Personelin izin planını yapmak,
ç) İzin ve fazla mesai gibi tüm özlük işlemlerine yönelik çalışmaların düzenli olarak yapılmasını sağlamak,
- d) Hizmetlerin aksamaması için gerekli önlemleri almak,
20)Mevzuatın öngördüğü; Meclis ve Encümen toplantısı, kurul ve komisyon toplantılarına katılmak,
21)Müdürlük uygulamalarıyla ilgili olarak belediye meclis kararının veya encümen kararının gerektiği durumlarda; Belediyenin karar organlarına havale edilmek üzere gerekçeli müzekkere hazırlayarak Başkanlık Makamına sunmak,
22)Başkanlıkça yayınlanan genelgelere, yönergelere, yazılı ve sözlü talimatlara uygun hareket etmek ve gereklerini yerine getirmek,
23) Kurumun arşiv politikasına uygun olarak birimlerinde arşiv faaliyetlerinin yürütülmesini sağlamak,
24)Çalışma alanına giren ve Başkanlık Makamınca verilen diğer görevleri mevzuata uygun olarak ifa etmek,
25) İç kontrol sisteminin oluşturulması, uygulanması ve geliştirilmesini sağlamak, süreç akış şemalarının hazırlanmasının ve görev ayrılık ilkelerine uyulmasını sağlamak,
26) Müdürlüklerle iş birliği kurarak mevcut kapasitesini ve üretim kaynakları en verimli şekilde kullanılmasını sağlayacak plan ve programlara yardımcı olmak,
27) Yayınlanan kanun ve yönetmelikleri takip etmek, müdürlüğün tüm faaliyetlerinde ilgili kanun, tüzük, yönetmelik, genelge, tebliğ, iş metotları ve diğer ilgili mer’i mevzuata riayeti sağlamak, bunların uygulanmasını sürekli kontrol etmek, düzeltilmesi gereken hususlar için de olumlu öneri ve teklifleri, bir üst amirinin görüşüne sunmak,
28) Biriminin istihdam yönetimi, işgücü planlaması, organizasyonu ve performans değerlendirme, öneri ödül sistemi, müdürlük personeline yönelik hizmet içi eğitim, spor ve diğer eğitim faaliyetlerini yasal mevzuat çerçevesinde yönetimce belirlenmiş genel politika ve prensiplere uygun olarak planlamak, organize etmek ve yürütmekten, bu amaçla öneriler hazırlamak, araştırmalar yapmak, tüm birimlerin uyum içinde çalışabilmesi için eleman seçim ve yerleştirmesini yapmak, kendisine bağlı elemanların eğitim ihtiyaçlarını tespit etmek ve eğitimlerini sağlamak sureti ile birim içi verimi arttırmak, personele yönelik verimi arttırıcı çalışmalar yapmak,
29) Herhangi bir amaçla yurtiçi veya yurtdışı görev seyahatine gönderildiğinde, gittiği yerde yaptığı temasları, çalışmaları ve aldığı sonuçları belirten özet, fakat kolayca anlaşılabilir bir üslup ve düzende rapor hazırlar, amirine verir,
30) Başkanlığa ilişkin bilgilerin dışarı sızmaması hususunda azami itinayı ve dikkati gösterir,
31)- Müdürlük bünyesinde çalışanların Yasayla ve Toplu İş Sözleşmesi ile belirlenen haftalık çalışma saatleri içinde çalışmasını temin etmek, gerekmedikçe bu saatleri aşarak fazla mesai yapmalarını engellemek, fazla mesai yapılmasının gerekmesi halinde bunun çalışanlar arasında eşit ve hakkaniyetli şekilde dağılımını yapmak, fazla mesai yapılması gerektiğinde bağlı bulunduğu Başkan Yardımcısının onayını almak,
32)- Müdürlük bünyesinde çalışanların hak etmiş oldukları yıllık izinlerin takibini yapmak ve yıllık izinlerin kullanımını planlamak,
33)-Disiplin Yönetmelikleri gereğince ve disiplin amiri olarak sahip olduğu görevleri yapar, yetkileri kullanır.
Ayrıca yasalarla verilen ek görev ve sorumlulukları yapmakla, görevli ve yetkilidir,
Vekâlet;
Madde 12-Yazı İşleri Müdürü geçici nedenlerle görevden ayrıldığında müdürlüğe Belediye Başkanı veya yetki verdiği Belediye Başkan Yardımcısının uygun göreceği kişi vekâlet eder,
Gerçekleştirme görevlisinin görevleri;
Madde 13-Gerçekleştirme görevlileri, harcama talimatı üzerine; işin yaptırılması, mal veya hizmetin alınması, teslim almaya ilişkin işlemlerin yapılması, belgelendirilmesi ve ödeme için gerekli belgelerin hazırlanması görevlerini yürütmekte olup;
1) Müdürlüğün ihtiyaç duyduğu mal ve hizmet alımlarına ilişkin işlemleri ilgili kanun, yönetmelik ve tebliğlere uygun biçimde yürüterek, temin edilmesini sağlamak.
2) İş ve hizmetlerin; etkin, verimli, ekonomik, en az emek ve malzeme kullanılarak temin edilmesi ve yapılmasını sağlayacak tedbirleri uygulamak ve tekliflerde bulunmak,
3) Kanun, tüzük, yönetmelik, kararname, genelge ve tebliğler doğrultusunda yetkili organlarca belirlenen görevleri zamanında ve eksiksiz olarak yapmak veya yaptırmak,
4) Piyasa araştırması ve analizlerini yaptırmak,
5) Harcama Yetkilisinin talebi doğrultusunda teknik ve idari şartnameler, ihale ilanı, ihaleyi gerçekleştirecek yazışmaları ve ihale sonrası işlemleri neticelendirmek,
6) Doğrudan temin usulü ile yapılan; Hizmet ve mal alımları ile ilgili yaklaşık maliyeti tespit için şahıs, firma, kurum veya kuruluşlardan teklifler almak,
7) Belgeleri incelemek, araştırmak,
8) Doğrudan temin usulü dışındaki; Mal ve hizmet alımlarında alımları ile ilgili yaklaşık maliyet tespit komisyonu onayını almak,
9) Hizmetin doğru ve zamanında yapılabilmesi için ilgili kanun, tüzük, yönetmelik ve tebliğleri günlük takip etmek ve piyasa hakkında bilgiye sahip olmak için her açıdan gelişmeleri takip etmek,
10) İhale öncesi, ihale anı ve ihale sonrasına ait iş ve yazışmaları doğru ve zamanında yapmak,
11) Çalışmalarla ilgili olarak Harcama Yetkilisine bilgi ve rapor vermek,
12) İhale sürecini başlatmak, gerçekleştirmek ve sonuçlandırmak.
Uzmanın görev yetki ve sorumlulukları;
Madde 14-Uzman, Müdürlük bünyesinde yapılan görev dağılımı çerçevesinde kanunlar, tüzükler, yönetmelikler, Başkanlık Genelge ve Bildirileri çerçevesinde, üst amirlerinin emirleri doğrultusunda işlerin mevzuata uygun, gecikmesiz ve eksiksiz olarak yürütülmesinde Müdürlük Makamına karşı tam yetkili ve sorumlu kişidir.
Şefin görev yetki ve sorumlulukları;
Madde 15-Şef, Müdürlük bünyesinde yapılan görev dağılımı çerçevesinde kanunlar, tüzükler, yönetmelikler, Başkanlık Genelge ve Bildirileri çerçevesinde, üst amirlerinin emirleri doğrultusunda işlerin mevzuata uygun, gecikmesiz ve eksiksiz olarak yürütülmesinde Müdürlük Makamına karşı tam yetkili ve sorumlu kişidir.
Memurların görev ve sorumlulukları;
Madde 16-Memurların görev ve sorumlulukları: Müdürlük emrinde görevli memurlar kendilerine verilen görevleri kanunlar, tüzükler, yönetmelikler, Başkanlık genelge ve bildirileri ile ilgili mevzuatın çerçevesinde ve üst amirin emirleri doğrultusunda gecikmesiz ve eksiksiz olarak yapmakla yükümlüdürler. Yazı İşleri Müdürlüğün iç ve dış yazışmalarını hazırlar ve takip ederler.
Diğer personelin görev ve sorumlulukları;
Madde 17 -Müdürlüğün görev alanına giren görevler; Müdürlüğe norm kadro ve Başkanlık onayıyla tahsis edilen kadrolar tarafından icra edilir. Görevlerin, mevcut tahsisli kadrolar arasında dağılımı Müdür tarafından yapılır. Müdür, görevleri mevcut kadroların sahip oldukları; nitelikleri, yeterlikleri, verimlilikleri, performans başarı seviyeleri vb. kriterize edilebilir yetkinliklerine göre dağıtır. Verilen görev geciktirilmeden ve tam olarak yerine getirilir.
1) Müdürlüğünün görev alanı ile ilgili olarak, Başkanlığın gayeleri, politikaları, bütçeleri ile uyumlu hedefler, planlar ve programların geliştirilmesinde tüm operasyonal, teknik ve uygulamalarda amirine gerekli desteği eksiksiz verir,
2) Başkanlığın amaçlarını ve genel politikalarını, çalıştığı müdürlüğün uğraş alanlarını ilgilendiren boyutuyla öğrenir ve buna uygun tutum davranış sergiler,
3) Görev alanı içinde bulunan faaliyetler için uzun, orta ve kısa vadeli planların hazırlanmasında amirinin direktiflerine uygun iş ve işlemleri yapar,
4) Müdürlüğün kendisine tevdi edilen işlerini en kısa zamanda ve en ekonomik şekilde icra ederek sonuçlandırır,
5) Müdürlüğün haberleşme ve evrak akışını amirinin direktifleri doğrultusunda sağlar,
6) Müdürlüğün yıllık faaliyet planını Başkanlığın stratejik hedeflerine göre hazırlanmasında amirinin istediği tüm iş ve işlemleri yapar, yürütür,
7) Beceri ve mesleki bilgi açısından kendini geliştirir, bu amaçlı etkinliklere istekli olarak katılır,
8) Başkanlığın mevcut organizasyon şeması gereği bulunduğu pozisyon için öngörülen vasıfları kazanmak için gerekli çabayı ortaya koyar,
9) Organizasyon yapısında ve/veya iş tariflerinde zamanla doğacak değişiklikler için kendini geliştirir,
10) İşbölümü esasları dâhilinde, eş düzey ve diğer pozisyonlarla koordinasyon içerisinde çalışır,
11) İşleri en az maliyetle icra eder,
12) Kendisinin verimli ve etkin çalışmasına yardım edecek bütün konularda bilgisini devamlı arttırır,
13) Müdürlüğün tüm faaliyetlerinde ilgili kanun, tüzük, yönetmelik, genelge, tebliğ, iş metotları ve diğer ilgili mer’i mevzuata riayet eder,
14) Müdürlüğün verimliliğini arttırılması ve işlerin daha kaliteli, düzenli ve süratli şekilde yürütülmesi için çalışma metotlarını geliştirir, genel ahlaka ve adaba uygun hareket eder,
15) Yönetimce alınan kararların uygulayıcılara doğru bir şekilde ve süratle ulaştırılmasını ve uygulamasını sağlar,
16) Faaliyeti için amirince talep edilen veya faydalı gördüğü bütün raporları eksiksiz hazırlar,
17) Eş düzeydeki pozisyonlarla amirinin bilgisi dâhiline koordinasyonu kurar,
18) Çalışmalarında örnek tutum davranış sergiler,
19) Verilen direktife uygun iş ve işlemleri gerçekleştirir,
20) Verilen işi öngörülen bütçe sınırları içerisinde kalarak ifa eder,
21) Yaptığı işle ilgili evrak ve bilgileri sürekli kontrol eder,
22) Faaliyetlerin devamlılığını sağlamak için, yapılan işlemlerle ilgili her türlü kaydı tutar, gerekli belgeleri düzenler ve takip eder, önemli olan evrakı usulüne uygun muhafaza eder,
23) Görev alanındaki faaliyetlerin durumunu ve neticeleriyle ilgili istatistiksî bilgileri tanzim eder, Gerektiğinde bu bilgileri amirlerine ve ilgililere sunar,
24) Herhangi bir amaçla yurtiçi veya yurtdışı görev seyahatine gönderildiğinde, amacın gerçekleşmesi bakımından gittiği yerde yaptığı temasları, çalışmaları ve aldığı sonuçları belirten özet, fakat kolayca anlaşılabilir bir üslup ve düzende rapor hazırlar, amirine verir,
25) Başkanlığa ilişkin bilgilerin dışarı sızmaması hususunda azami itinayı ve dikkati gösterir,
26) Başkan ve amirinin uygun göreceği her türlü görevi ilgili mer’i mevzuat ve amirinin talimatlarına göre yerine getirir,
27) Bu yönetmelikte Müdürlüğün görev alanına ilişkin olarak belirtilen tüm görevlerin, etkin biçimde ve bütünlük içerisinde geciktirilmeden, ilgili mer’i mevzuata uygun icra edilmesi için gerekli tüm araştırma, inceleme, hazırlama, hesaplama, sonuca ulaştırma, dosyalama, kontrol, denetim, raporlama vb. tüm operasyonel iş ve işlemleri yapar,
28) Amirini emir ve talimatları çerçevesinde Müdürlüğün bünyesinde görevli işçi ve memur personelin özlük haklarının yapılması ve takibi, kayıt, yazışma, arşivleme işlerini yapar,
DÖRDÜNCÜ BÖLÜM
Hizmet ve Görevlerin İcrası, İşbirliği ve Koordinasyon, Uygulama Usul ve Esasları
Hizmetin icrası;
Madde 18-Yazı İşleri Müdürlüğündeki hizmetlerin icrası aşağıda gösterilmiştir.
- a) Görevin kabulü:Yazı İşleri Müdürlüğüne Başkanlık Makamından havale edilen her türlü evrak kayda geçirilip, Müdürlük Makamı tarafından ilgili kısma havale edildikten sonra görev alınmış olur.
- b) Görevin Planlanması;Yazı İşleri Müdürlüğü’ne havale edilmiş evrakı alan memur, bu evraka yasal mevzuata uygun olarak işlemini yapar. Eğer evrakta bir eksiklik veya yanlış varsa Müdürün bilgisi dâhilinde ilgililere bu yanlışlık düzelttirilir ve eksiklikler tamamlattırılır. Tamamlanamayacak veya düzeltilemeyecek bir durum söz konusu olduğunda işlem yapılmaz. İlgililere bilgi verilir.
- c) Görevin Yürütülmesi; Müdürlükte görevli tüm personel, kendilerine verilen görevleri yasa ve yönetmelikler doğrultusunda gereken özen ve süratle yapmak zorundadır.
İşbirliği ve Koordinasyon
Madde 19 –Müdürlük içi işbirliği ve koordinasyon aşağıdaki gibi sağlanır.
1) Müdürlük dâhilinde çalışanlar arasındaki işbirliği ve koordinasyon, Müdür tarafından sağlanır.
2) Müdürlüğe gelen tüm evraklar toplanıp konularına göre dosyalandıktan sonra müdüre iletilir.
3) Müdür, evrakları gereği için ilgili personele tevzi eder.
4) Bu Yönetmelikte adı geçen görevlilerin ölüm hariç her hangi bir nedenle görevlerinden ayrılmaları durumunda görevleri gereği yanlarında bulunan her türlü dosya, yazı ve belgeler ile zimmeti altında bulunan eşyaları bir çizelgeye bağlı olarak yeni görevliye devir teslimini yapmaları zorunludur. Devir-teslim yapılmadan görevden ayrılma işlemleri yapılmaz.
5) Çalışanın ölümü halinde, kendisine verilen yazı, belge ve diğer eşyalar birim amirinin hazırlayacağı bir tutanakla yeni görevliye teslim edilir.
Müdürlükler arasında işbirliği ve koordinasyon aşağıdaki gibi sağlanır.
Müdürlükler arası yazışmalar Müdür’ün imzası ile yürütülür.
Diğer kurum ve kuruluşlarla koordinasyon aşağıdaki gibi sağlanır.
1) Müdürlüğün, Belediye dışı özel ve tüzel kişiler, Valilik, Büyükşehir Belediyesi, Kamu Kurum ve Kuruluşları ve diğer şahıslarla ilgili gerekli görülen yazışmalar; Müdür ve Başkan Yardımcısının parafı Belediye Başkanının veya yetki verdiği Başkan Yardımcısının imzası ile yürütülür.
2) Müdürlüğe havale edilen her türlü evrak ve dilekçe kayda geçirilip, müdür tarafından ilgili birime havale edilir.
3) Havale edilmiş evrakı veya dilekçeyi alan personel, bu evrak veya dilekçeye mevzuata uygun olarak işlem yapar. Eğer evrakta bir eksiklik veya yanlışlık varsa Müdürün bilgisi dahilinde ilgililere bu yanlış düzelttirilir veya eksiklik tamamlattırılır. Tamamlanamayacak veya düzeltilemeyecek bir yanlışlık veya eksiklik söz konusu olduğunda işlem yapılmaz.
4) Birimler arasında yazışma, dosyalama, arşivleme gibi konularda standartlaşmaya gidilmesi için zaman zaman iş akış şemaları ve ölçümlemeler kontrol edilir.
5) İmza karşılığı alınan veya elektronik ortamda evrak kayıt sistemi üzerinden müdürlüğe aktarılan evrak veya dilekçe, evrak kayıt sistemine kaydı yapıldıktan ve numara verildikten sonra tasnif edilerek havalesi için müdüre sunulur. Müdür tarafından ilgilisine havalesi yapılır. İlgilisi tarafından, teslim alınan evraka yasal süresi içinde gereği yapılır.
6) Tüm işlemleri ve imzaları tamamlanan evrak, evrak kayıt sistemi üzerinden numara verildikten sonra ilgili yerlere gönderilmek üzere zimmet defterine kaydı yapılarak veya elektronik ortamda ilgilisine/ilgili müdürlüklere teslim edilir.
7) Tüm işlemleri yapılarak ilgilisine gönderilen evrakların müdürlükte kalan sureti konusuna göre dosyasına konur. Arşiv mevzuatına uygun olarak belirli süre birim arşivinde saklandıktan sonra kurum arşivine devredilir.
8) Yazışmalarda, Belediye Başkanı veya müdürlüğün bağlı bulunduğu Başkan Yardımcısının denetim ve Kestel Belediye Başkanlığı İmza Yetkileri Yönergesi ve Yazışma Kuralları ile ilgili yönetmelik hükümlerine göre hareket edilir.
Müdürlüğün Uygulama Usul ve Esasları
Madde 20-Yazı İşleri Müdürlüğü; bu yönetmelikteki ilkeler çerçevesinde olmak kaydıyla, müdürlüğün görev alanına giren iş ve işlemleri aşağıda belirtilen mevzuat hükümlerine uygun olarak yerine getirir.
1) 5393 sayılı Belediye Kanunu,
2) 5216 sayılı Büyükşehir Belediyesi Kanunu,
3) 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu,
4) 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu,
5) 4735 sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu,
6) 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu,
7) 4857 sayılı İş Kanunu,
8) 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu,
9) 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu,
10) 6245 sayılı Harcırah Kanunu,
11) 3071 sayılı Dilekçe Hakkının Kullanılmasına Dair Kanun,
12) 4982 sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu,
13) 2886 sayılı Devlet İhale Kanunu,
14) 7201 sayılı Tebligat Kanunu,
15) 4721 sayılı Türk Medeni Kanunu,
16) 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu,
17) Belediye Meclisi Çalışma Yönetmeliği
18) İç Kontrol ve Ön Malî Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar hakkında Yönetmelik,
19) Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği,
20) Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik,
21) Kamu İdarelerince Hazırlanacak Faaliyet Raporları Hakkında Yönetmelik,
22) Mahalli İdareler Harcama Belgeleri Yönetmeliği,
23) Merkezi İdareler Harcama Belgeleri Yönetmeliği,
24) İlgili bakanlıkların tebliğ ve genelgeleri ve ilgili diğer mevzuatlar.
BEŞİNCİ BÖLÜM
Evraka Yapılacak İşlem, Arşivleme ve Defter Kayıtları
Müdürlükte Kullanılacak Defter Kayıt ve Belgeler
Madde 21-Yazı İşleri Müdürlüğünde kullanılacak defter, kayıt ve belgeler, aynı bilgileri içerecek şekilde elektronik ortamda düzenlenebilir. Bu şekilde düzenlenecek defter, kayıt ve belgeler gerektiğinde çıktıları alınarak sayfa numarası verilmek ve yetkililerce imzalanmak suretiyle konularına göre açılacak dosyalarda muhafaza edilir.
Gelen Giden Evrakla İlgili Yapılacak İşlemler;
Madde 22- (1) Müdürlüğe gelen evrakın önce kaydı yapılır. Müdür tarafından ilgili şefine veya personele tarafından ilgili personele havale edilir. Personel evrakın gereğini zamanında ve noksansız yapmakla yükümlüdür.
(2) Evraklar ilgili personele zimmetle dağıtılır. Gelen ve giden evraklar ilgili kayıt defterlerine sayılarına göre işlenir, dış müdürlük evrakları yine zimmetle ilgili Müdürlüğe teslim edilir. Müdürlükler arası havale ve kayıt işlemleri elektronik ortamda yapılabilir.
(3) Müdürlüğe gelen ve giden her türlü evrak bekletilmeksizin gelen giden evrak sisteminde kayda alınarak standart dosya planına göre dosyalanır ve arşiv sistemine göre korunur.
Arşivleme ve Dosyalama;
Madde 23- (1) Müdürlüklerde yapılan tüm yazışmaların birer sureti konularına göre tasnif edilerek ayrı klasörlerde saklanır.
(2) İşlemi biten evraklar arşive kaldırılır.
(3) Arşivdeki evrakların muhafazasından ve istenildiği zaman çıkarılması için gerekli tedbirler alınır.
(4) Yukarıdaki işlemler elektronik ortamda da yapılabilir.
ALTINCI BÖLÜM
Denetim, Özlük Dosyaları ve Disiplin
Müdürlük içi denetim;
Madde 24-Yazı İşleri Müdürü; Müdürlüğün tüm personelini her zaman gerek gördüğünde denetlemek ve yönlendirme yetkisine sahiptir.
Personel özlük dosyaları;
Madde 25- Özlük Dosyalarının önemi; Devlet Memurlarının liyakat ve ehliyetlerinin tespitinde, kademe ilerlemelerinde, derece yükselmelerinde, emekliye ayrılmalarında veya kamu hizmeti ile ilişkilerinin kesilmelerinde Özlük Dosyaları başlıca dayanaktır. Bu nedenle;
a)Yazı İşleri Müdürlüğünce çalışan tüm personel için birer gölge (özlük) dosyası düzenlenir.
- b) Özlük dosyalarında; Nüfus cüzdan örneği, öğrenim belgesi, askerlik belgesi, sağlık kurulu raporu, sabıka kaydı belgesi, nakil evraklarıyla göreve başlama onayından itibaren almış oldukları izin, rapor, performans değerlendirme formları, derece ve kademe ilerlemesi onayları ile diğer evraklar saklanır.
Disiplin cezaları;
Madde 26-Yazı İşleri Müdürlüğünün emrinde çalışan tüm personelle ilgili disiplin ve cezai işlemlerini 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu ile 4483 sayılı Memurlar ve Diğer Kamu Görevlilerinin Yargılanması Hakkında Kanun hükümlerine, İş yerinde yürürlü Toplu İş Sözleşmesine ve yürürlükteki ilgili diğer mevzuata uygun olarak yapılır. Ayrıca; Yukarıda anılan yasa ve yönetmelikleri kapsamından, Diğer müdürlüklerden gelen Disiplin ve İnceleme sonuçlarını personelin özlük dosyalarına işlenir ve yasaların ön gördüğü diğer iş ve işlemleri yapar.
YEDİNCİ BÖLÜM
Son Hükümler Yürürlük
Madde 27-Yönetmelikte Yer Almayan Hususlar; İşbu Yönetmelikte hüküm bulunmayan hallerde yürürlükteki ilgili kanun, yönetmelik ve mevzuat hükümlerine uyulur.
Madde 28-Yürürlük; İşbu Yönetmelik Kestel Belediye Meclisinin kabulü ve Belediye İlan Tahtasında ve/veya Belediyemiz WEB sitesinde yayımlandıktan sonra yürürlüğe girer.
Madde 29-Yürürlükten Kaldırılan Mevzuat; Bu yönetmeliğin yürürlüğe girmesi ile Kestel Belediye Meclisi’nin 02.09.2020 tarih ve 2020/130 sayılı kararı ile kabul edilen “Yazı İşleri Müdürlüğü Görev ve Çalışma Yönetmeliği” yürürlükten kalkar.
Madde 30- Yürütme; Bu Yönetmelik hükümleri, Kestel Belediye Başkanı tarafından yürütülür.
