T.C.
KESTEL BELEDİYE BAŞKANLIĞI
DESTEK HİZMETLERİ
MÜDÜRLÜĞÜ GÖREV VE ÇALIŞMA YÖNETMELİĞİ
BİRİNCİ BÖLÜM
Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar
Amaç
MADDE 1- Bu yönetmeliğin amacı, Kestel Belediyesi Destek Hizmetleri Müdürlüğü’nün kuruluş, görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını düzenlemektir.
Kapsam
MADDE 2- Bu Yönetmelik, Destek Hizmetleri Müdürlüğü’ndeki personelin görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını kapsar.
Dayanak
MADDE 3- Destek Hizmetleri Müdürlüğü’ne ait bu yönetmelik; 5393 sayılı Belediye Kanunu, 5216 sayılı Büyükşehir Kanunu ve ilgili mevzuat hükümlerine istinaden hazırlanmıştır.
Tanımlar
MADDE 4-
Bu yönetmelikte geçen:
Belediye: Kestel Belediyesi’ni,
Başkanlık: Kestel Belediye Başkanlığı’nı,
Başkan: Kestel Belediye Başkanını Müdürlük:
Destek Hizmetleri Müdürlüğü’nü,
Müdür: Destek Hizmetleri Müdürünü,
Yönetmelik: Destek Hizmetleri Müdürlüğü Görev ve Çalışma Yönetmeliği’ni ifade eder.
İKİNCİ BÖLÜM
Teşkilat ve Bağlılık Teşkilat
MADDE 5- Destek Hizmetleri Müdürlüğü’nün teşkilat yapısı aşağıdaki gibidir.
1)Müdürlük Yazışma ve Raporlama, Doğrudan Temin ,2886 Sayılı D.İ.K Uygulama ve Hibe Proje servisi
2)İhale Servisi
(4734-4735 İhale hazırlama ,İhale Kontrol Takip ve Sonuçlandırma)
Bağlılık
MADDE 6- Destek Hizmetleri Müdürlüğü, Belediye Başkanı’na ve görevlendireceği Başkan Yardımcısına bağlıdır.
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
Görev, Yetki ve Sorumluluk Müdürlüğünün Görevleri
MADDE 7- Aşağıda belirtilen görevler, Destek Hizmetleri Müdürlüğü tarafından yürütülür:
1) Müdürlük adına gelen tüm evrak ve belgelerin tasnifini yaparak gereğini yapmak,
2) Destek Hizmetleri Müdürlüğü arşivinin düzenli ve temiz tutulmasını sağlamak,
3) Başkanlık Makamına, Belediye Meclisine ve Encümenine müdürlükle ilgili teklifler sunmak ve bu organlarca verilen kararların uygulamasını sağlamak,
4) İlgili kanun ve mevzuata uygun olarak Belediyemize ait sosyal tesisler, mesire alanları, spor salonları vb. faaliyetler için, Müdürlüklerden gelen talepleri ihale veya doğrudan temin yöntemi ile yerine getirerek etkin ve verimli çalışmalarını sağlamak,
5) Kestel Belediyesi’ne bağlı birimlerin faaliyetlerini sürdürebilmeleri maksadıyla ihtiyaç duydukları malzemelerin satın alma yolu ile karşılanmasının gerektirdiği faaliyetleri yürütmekten, gerekli satın alma faaliyetlerini, piyasa koşulları ve fiyat dalgalanmalarını incelemek suretiyle en müsait şartlarda yaparak, ihtiyaç yerlerine zamanında istenen miktar ve kalitede ulaştırmadan, satın almalarda fiili denetimi sağlamaktan, Müdürlüğü’ne intikal eden malzeme taleplerini karşılamak üzere gerekli faaliyetleri planlamaktan, uygulayıp kontrol ve koordine etmekten, etkin, verimli ve kaliteli hizmet verme, çağın gerektirdiği teknolojik yeniliklere açık olma anlayışına paralel olarak çalışmalarını yürütmekten, satın alınacak malzemelerin standartlarını belirlemek için ilgili müdürlüklerle koordineli çalışmak,
6) 4734 Sayılı Kamu İhale Kanunu ve 4735 sayılı Kamu İhaleleri Sözleşmeler Kanununa göre Tüm Müdürlükler tarafınca Teknik Şartnamesi hazırlanan mal, hizmet ihale dosyalarını kontrol takip ve sonuçlandırarak ilgili birimlere dosyalarının gönderilmesini sağlamak,
7)Birimler tarafından kaydedilen Demirbaş Malzemelerinin Kayıt/Güncellemelerinin Takibini yapmak,
8) Destek Hizmetleri Müdürlüğü bu yönetmelikte sayılan görevler ile Belediye Başkanınca kendisine verilen tüm görevleri yürütürken işlemleri kanun, tüzük, yönetmelik, kararname, genelge ve tebliğlere uygun yapmak, gerekli özen ve çabukluğu göstererek neticelendirmekle yükümlüdür.
9)Belediyemiz taşınmazlarının Alım, Satım, Kira, Trampa mülkiyetin gayri aynı hak tesisi ve taşıma işlerinin Yürürlükteki 2886 sayılı Devlet İhaleleri Kanununda, Devlet İhaleleri Genelgesinde ve Yönetmeliğinde belirtilen esas ve usullere göre yürütmek. Devlet Malzeme Ofisinden Mal ve Malzeme almak, İdareye Bütçe dışı Kaynak Temin Edilmesine Yönelik çalışmaların takibini yapmak (Hibe Proje)
Müdürlük Yetkisi
MADDE 8-
Müdürlük, bu yönetmelikte sayılan görevleri 03/07/2005 tarih ve 5393 sayılı Belediye Kanununa dayanarak Belediye Başkanınca kendisine verilen tüm görevleri kanunlar çerçevesinde yapmaya yetkilidir.
Müdürlüğün Sorumluluğu
MADDE 9- Müdür, Belediye Başkanınca verilen ve bu yönetmelikte tarif edilen görevler ile ilgili yasalarda belirtilen görevleri gereken özen ve çabuklukla yapmak ve yürütmekle sorumludur.
Müdürün Görev, Yetki ve Sorumluluğu
MADDE 10- Müdürün görevleri aşağıda belirtilmiştir;
a) Müdürlüğün yönetiminde tam yetkili ve sorumlu kişi olup Müdürlüğü Başkanlık huzurunda temsil etmek,
b) Yasalarla verilen her türlü asli ve ek görevleri yapmak,
c) Müdürlük bütçesini hazırlamak,
d) Alt birim personeli arasında görev bölümü yapmak, izin, hastalık ve çekilme gibi nedenlerle ayrılan yetkililerin yerine, bir başkasının görevlendirilmesini sağlamak ve hizmetlerin aksamaması için gerekli önlemleri almak,
e) Müdürlük servislerinin planlı ve programlı bir şekilde çalışmalarını düzenleyerek, personel arasında uyumlu bir işbirliği ortamı kurulmasını sağlamak ve çalışmalarını izlemek ve denetlemek,
f) Çalışma verimini arttırmak amacıyla, mevzuat ve yargı kararları ile ilgili yayınları satın almak, abone olmak, bunlardan personellerin yararlanmasını sağlamak,
g) Müdürlükte görevli tüm personelin görevleri ile ilgili olarak kendilerini geliştirmeleri adına eğitimler aldırmak,
h) Başkanlıkça onaylanan çalışma programının gerçekleşmesi için gereken malzemeyi temin etmek,
i) Müdürlükte yapılan çalışmalarla ilgili olarak belli aralıklarla toplantılar düzenlemek, çalışmaları değerlendirmek,
j) Müdürlüğe ait bütün kısımların çalışmalarını izlemek, denetlemek ve gerekli direktifleri vermek,
k) Müdürlüğün görev alanlarına giren konularda kesin kararlar vermek, çeşitli konulara ilişkin farklı yollar ve çözümler bulmak ve uygulamak,
l) Müdürlük bütçesini etkin ve verimli kullanılmasını sağlamak,
m) Müdürlüğü ile Diğer Müdürlükler arasında koordinasyonu sağlamak,
n) Terfi etmesi veya iş başında olmaması halinde, yerine görevini ifa edebilecek bir yardımcıyı yetiştirmek,
o) Ekip ruhu ile çalışan personele örnek olmak, bunu sağlayacak şekilde, neticelerini önceden düşünerek daha sonra geri almak zorunda kalmayacağı, kolaylıkla anlaşılabilir, kısa ve kesin talimatlar vermek, ancak kötü neticeler doğuracağı anlaşılan talimatlarını geri almaktan imtina etmemek,
p) Gerekli gördüğü hususlarda talimatlarını yazılı olarak vermek,
q) Müdürlüğün hizmet alanlarındaki görevli personellerin sevk ve idaresini yapmak,
r) Personelin görev bölümünü yapmalarından ve personelin devamından sorumlu olmak,
s) Müdürlüğün yıllık faaliyet planını Başkanlığın stratejik hedeflerine göre hazırlamak, faaliyet planına göre yıllık bütçesini Strateji Geliştirme Müdürlüğü ile koordineli olarak hazırlamak, Başkanlıkça belirlenmiş zamanda vermek,
Müdürlük Yazışma ve Raporlama, Doğrudan Temin ,2886 Sayılı D.İ.K Uygulama ve Hibe Proje servisi
Görev, Yetki ve sorumlulukları
MADDE 11- Aşağıda belirtilen görevleri, doğrudan temin personeli yürütülür;
a) Havale edilen ,Müdürlüğe gelen evrak ve dosyaların işlemlerini yapmak,
b) Müdürün havale ettiği taleplerin piyasa araştırmasını yaparak Ekap üzerinden kaydını gerçekleştirmek vesonuçlandırılmasının takibini yapmak,
c) Müdürlük dışına gidecek evrakların kayıttan sonrası ilgili yerlere imza karşılığında gönderilmesini sağlamak,
d) Satın alma talep ve onayları ile diğer yazıları yazmak, takip etmek ve arşivlemek,
e) Müdür tarafından verilecek diğer görevleri yapmak.
f) Destek Hizmetleri Müdürlüğüne havale edilen evraklarla ilgili olarak yapılan işleri kontrol etmek, işlemlerin eksiksiz ve zamanında yapılmasını sağlamak,
g) Satın alınacak, üretilecek ve tamir ettirilecek tüm malzemeler için gerekli idari ve teknik şartnameyi kullanan veya talep eden birimlere hazırlatmak veya temin etmek,
ğ) Müdürlüklerden gelen ihtiyaç taleplerini ödenek, cins, miktar, vasıf ve kapasite yönünden kontrol etmek,
h) Belediye birimlerinin ihtiyaç duyduğu mal ve hizmetleri istenilen zaman ve şekilde temin etmek, Piyasa araştırma çalışmalarını yaparak ortak ihtiyaçlarda koordineyi sağlayarak talepleri karşılamak,
ı) Hizmetlerin aksamaması için gerekli yedek parça, malzeme ve bilgi akışını takip edilmesi işlemlerinin yapılmasını, kontrol ve takip edilerek sonuçlandırılmasını sağlamak,
i) İdareye bütçe dışı kaynak temin edilmesine yönelik çalışmalar yapmak, bu çalışmaları takip ederek sonuçlandırılmasını sağlamak, (Hibe Proje)
j) Belediye birimlerinden gelen ihtiyaç ve hizmet taleplerini yasalar çerçevesinde piyasadan temin ederek birimlere teslim edilmesini sağlamak,
h) 2886 sayılı Devlet İhale Kanununa göre Belediye Taşınmazlarının İhale dosyalarını hazırlamak ve Encümende ihalelerini sonuçlandırmak ve sözleşmelerinin yapılmasının sağlamak,
i) Bedelli veya Bedelsiz Araç, Mal ve MalzemeninHibelerinin sürecini takip etmek ve sonuçlandırmak,
j) Birimi tarafından yapılamayan bakım ve onarım çalışmalarının dışarıdan hizmet satın alınması ile yapılmasınısağlamak,
k) Deprem, Yangın ve Sel gibi Doğal Afet durumlarındaMuhtelif acil ihtiyaç malzemelerini almak ve yerini ulaştırılmasını sağlamak,
l) D.M.O kanalı ile Yeni araç ,İş makinası ve Mal ve Malzeme almak,
İhale Servisi
(4734-4735 İhale hazırlama ,İhale Kontrol Takip ve Sonuçlandırma)
Görev, Yetki ve Sorumlulukları
MADDE 12- Aşağıda belirtilen görevler İhale servisi tarafından yürütülür.
a) Tüm Müdürlüklerden gelen Doğrudan Temin parasal limitini aşan mal, hizmet işleri ile alakalı dosyaları teslim almak,
b) Teknik Şartnamesi hazırlanarak birimlerden gelen dosyaları kontrol etmek,
c) Kontrolü yapılmış ihale dosyalarını Kamu İhale Kurumu Ekap sayfasına girerek ihale dosyasını hazırlamak ve sonuçlandırmak,
d) Yeni araç ve iş makinası almak,(4734 KİK)
e) İhale yetkilisi ile koordinasyonlu bir şekilde ihale komisyonlarını oluşturmak ve görevlendirmek,
f) Birimler tarafından hazırlanan dosyaların ihale sürecinde birimlere yardımcı olmak,
g) İhalesi yapılan dosyaların İhale komisyon üyelerinin bilgisi dahilinde, İhale komisyon kararlarını hazırlamak, imza ve onay süreçlerini takip etmek,
h) Yüklenici ile İdare arasında imzalanacak Sözleşme evraklarını hazırlamak,
i) Sözleşme imzalandıktan sonra İhale dosyasını ilgili birime yazı ile teslim etmek ve SGK na ihale bildirimini yapmak,
j)Birimler tarafından kaydedilen Demirbaş Malzemelerinin Kayıt/Güncellemelerinin Takibini yapmak,
k) Müdürlüğe ait demirbaş malzemelerin kayıtlarını muntazam bir şekilde tutarak ihtiyaçları tespit etmek,
l) Müdürlük arşivinde bulunan dosyaları muhafaza etmek,
m) Müdürlüğün günlük, aylık ve yıllık istatistiki bilgilerini çıkarmak,
n) Müdürlüğün faaliyet, program ve raporlarını hazırlamak,
o) 5393 sayılı Belediye kanununun 75. Maddesine göre ortak işbirliği Protokolü için Meclis Kararı almak , bununla ilgili Protokol hazırlamak imza aşamalarını takip etmek ve Müdürlüğün kurum içi ve kurum dışı yazışmalarını hazırlamak ve takip etmek ve gönderilmesini sağlamak,
DÖRDÜNCÜ BÖLÜM
Görev ve Hizmetlerin İcrası
Görevin Alınması
MADDE 13- Müdürlüğe gelen tüm belgeler, dosyalar ve işleri kayıt ederek ilgilisine verilir.
Görevin Planlanması
MADDE 14- Destek Hizmetleri Müdürlüğü’ndeki iş ve işlemler Müdür tarafından düzenlenen plan dâhilinde yürütülür.
Görevin Yürütülmesi
MADDE 15- Müdürlükte görevli tüm personel, kendilerine verilen görevleri yasa ve yönetmelikler doğrultusunda gereken özen ve süratle yapmak zorundadır.
BEŞİNCİ BÖLÜM
İşbirliği ve Koordinasyon
Müdürlük Birimleri Arasında İşbirliği
MADDE 16- Müdürlük dâhilinde çalışanlar arasındaki işbirliği ve koordinasyon, Müdür tarafından sağlanır.
a) Müdürlüğe gelen tüm evraklar toplanıp konularına göre dosyalandıktan sonra Müdüre iletilir.
b) Müdür, evrakları gereği için ilgili personele havale eder.
c) Görevlilerin ölüm hariç her hangi bir nedenle görevlerinden ayrılmaları durumunda görevleri gereği yanlarında bulunan her türlü dosya, yazı ve belgeler ile zimmeti altında bulunan eşyaları bir çizelgeye bağlı olarak yeni görevliye devir teslimini yapmaları zorunludur. Devir-teslim yapılmadan görevden ayrılma işlemleri yapılmaz.
d) Çalışanın ölümü halinde, kendisine verilen yazı, belge ve diğer eşyalar birim amirinin hazırlayacağı bir tutanakla yeni görevliye teslim edilir.
Diğer Kurum ve Kuruluşlarla Koordinasyon
MADDE 17- Müdürlükler arası yazışmalar Müdür’ün imzası ile yürütülür. Müdürlüğün, belediye dışı özel ve tüzel kişiler, Valilik, Büyükşehir Belediyesi, Kamu kurum ve kuruluşları ve diğer şahıslarla ilgili gerekli görülen yazışmalar; Müdür’ün parafı ile Bağlı Bulunduğu Başkan Yardımcısı veya Belediye Başkanının imzası ile yürütülür.
ALTINCI BÖLÜM
Denetim
Denetim ve Disiplin Hükümleri
MADDE 18- Müdür tüm personelini her zaman denetleme yetkisine sahiptir.
YEDİNCİ BÖLÜM
Çeşitli ve Son Hükümler
Yönetmelikte Hüküm Bulunmayan Haller
MADDE 19- İşbu yönetmelikte hüküm bulunmayan hallerde yürürlükteki ilgili mevzuat hükümlerine uyulur.
Yürürlük
MADDE 20- Bu yönetmelik, Belediye Meclisi tarafından kabulüne müteakip yayımlandığı tarihte yürürlüğe girer.
Yürütme
MADDE 21- Bu yönetmelik hükümlerini Belediye Başkanı yürütür.
Destek Hizmetleri Müdürlüğü
Süleyman ŞİMŞEK
suleymansimsek@kestel.bel.tr
Destek Hizmetleri Müdürlüğü’nün Temel Görevi:
Kamu hizmeti veren Belediyemizin, sahip olduğu kaynakların kullanımında; saydamlığı, rekabeti, eşit muameleyi, güvenirliği, gizliliği, kamuoyu denetimini, ihtiyaçların uygun şartlarla ve zamanında karşılanmasını ve kaynakların verimli kullanılmasını sağlamak için gerekli hassasiyeti göstererek mal-hizmet alımları ile yapım işleri ihalelerini 4734 Sayılı Kamu ihale Kanunu ve 4735 Sayılı Kamu ihale Sözleşmeleri Kanununda belirtilen esas ve usullere göre yürütmek. Belediyemiz taşınmazlarının Alım, Satım, Kira, Trampa mülkiyetin gayri aynı hak tesisi ve taşıma işlerinin Yürürlükteki 2886 sayılı Devlet İhaleleri Kanununda, Devlet İhaleleri Genelgesinde ve Yönetmeliğinde belirtilen esas ve usullere göre yürütmek. Devlet Malzeme Ofisinden Mal ve Malzeme almak, İdareye Bütçe dışı Kaynak Temin Edilmesine Yönelik çalışmalar Yapmak (Hibe Proje) ve birimlerden gelen ihtiyaç ve hizmet taleplerini yasalar çerçevesinde piyasadan temin ederek birimlere teslim etmek. Belediyeye ait teçhizatların güvenliğini sağlamak amacı ile gerekli bakım sözleşmelerinin yapılmasını sağlamak .
